Secara letter let, knowledge management atau manajemen pengetahuan terdiri dari 2 (dua) kata yaitu manajemen dan pengetahuan. Seperti kita ketahui bahwa definisi umum dari kata manajemen adalah sebagai sebuah seni atau ilmu dalam merencanakan (planning), mengorganisasikan (organizing), melaksanakan (actuating), dan mengawasi (contolling). Sedangkan kata pengetahuan di definisikan secara umum sebagai suatu keadaan kognitif pikiran yang dicapai dengan menggabungkan pemahaman dan kognisi (understanding and cognition) akan sesuatu hal yang sudah ada maupun yang baru. Jadi, manajemen pengetahuan merupakan kegiatan mengelola pengetahuan yang dapat meningkatkan pemahaman akan sesuatu.
Sebuah organisasi yang memiliki visi, misi, dan tujuan, tidak perduli apakah organisasi tersebut merupakan organisasi yang profit oriented maupun nir laba, sangat penting untuk mengetahui dan menerapkan manajemen pengetahuan di dalam organisasinya. Apalagi jika organisasi tersebut memiliki pemahaman bahwa kesuksesan organisasinya sangat tergantung pada kualitas sumber daya manusia yang ada dalam organisasi. Orang-orang yang berada dalam suatu organisasi dikatakan berkualitas salah satunya karena adanya kemauan untuk selalu meningkatkan dirinya dengan berbagai pengetahuan terutama yang berkaitan dengan peningkatan kualitas kerjanya dalam organisasi tersebut.
Pada dasarnya manusia memiliki keinginan yang kuat dalam dirinya untuk selalu menambah pengetahuannya hingga menjadi manusia yang lebih baik dari waktu ke waktu. Keinginan inilah yang harus difasilitasi dan diarahkan oleh organisasi kepada hal-hal yang dapat bermanfaat bagi organisasi dalam mencapai tujuannya. Untuk itulah sebuah organisasi perlu memahami dan menerapkan manajemen pengetahuan atau knowledge management.
Organisasi yang menerapkan knowledge management dengan baik dan konsisten akan memiliki karyawan-karyawan yang selalu bertambah pengetahuannya, bukan hanya pada tugas dan tanggungjawabnya saja namun juga tentang fungsi-fungsi yang dijalankan dalam organisasi. Keuntungan penerapan knowledge management sangat besar bagi organisasi itu sendiri diantaranya meningkatnya product knowledge karyawan, memahami proses secara menyeluruh sehingga akan tercapai peningkatan efisiensi, produktivitas, dan juga internal service encounter, serta meningkatkan loyalitas karyawan. Dalam jangka panjang, penerapan knowledge management dapat meningkatkan daya saing organisasi dan meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap organisasi yang pada akhirnya bisa mempercepat tercapainya tujuan organisasi.
Di jaman teknologi modern saat ini, penggunaan mobile programming dalam pelaksanaan knowledge management dapat lebih efektif dan efisien, tidak terbatas pada ruang dan waktu. Dengan penggunaan mobile knowledge management, penyebaran (sharing) informasi, pengetahuan, sistem, prosedur, proses, berita, dan hal-hal lain termasuk strategi organisasi dapat ter-delivery dengan sangat cepat dan mudah. Yakin dan percaya, organisasi yang menerapkan knowledge management dengan memanfaatkan perkembangan ICT yang tepat akan memperoleh value yang lebih dibandingkan dengan organisasi lain yang tidak menerapkan knowledge management.
Keberhasilan dan manfaat penerapan knowledge management bagi sebuah organisasi sangat tergantung pada komitmen manajemen puncak, penguasaan ICT, konsistensi dari administrator, besarnya organisasi, keterbukaan, kemudahan akses informasi, motivasi SDM, dan tujuan organisasi yang jelas.
