Deskripsi arsip elektronik adalah kegiatan mengidentifikasi, mengklasifikasikan, dan mencatat informasi penting tentang suatu arsip digital untuk memudahkan penelusuran, pengelolaan, dan pemeliharaan. Proses ini mencakup pemberian metadata, penamaan file, pengindeksan, dan penyusunan struktur arsip agar dapat diakses secara efisien.
1. Tujuan Deskripsi Arsip Elektronik
– Memudahkan pencarian dan pengambilan arsip (retrieval).
– Menjaga konsistensi dalam pengelolaan arsip.
– Memastikan keautentikan dan keandalan informasi.
– Mendukung interoperabilitas antar sistem kearsipan.
2. Komponen Utama Deskripsi Arsip Elektronik
a. Metadata (Data tentang Data)
– Metadata Deskriptif: Judul, pencipta, tanggal pembuatan, subjek, kata kunci.
– Metadata Administratif: Hak akses, durasi retensi, status kepemilikan.
– Metadata Struktural: Hubungan antar dokumen (misal: dokumen induk dan lampiran).
b. Penamaan File (File Naming Convention)
– Menggunakan format standar, contoh: `YYYYMMDD_NamaDokumen_Versi.Extensi`
(Contoh: `20240605_LaporanKeuangan_Q2_v2.pdf`).
c. Klasifikasi dan Kode Arsip
– Pengelompokan berdasarkan fungsi, subjek, atau departemen.
– Contoh kode: `ADM/2024/001` (Arsip Administrasi tahun 2024 nomor 001).
d. Sistem Pengindeksan
– Pembuatan indeks digital (database atau DMS) untuk pencarian cepat.
3. Tahapan Deskripsi Arsip Elektronik
a. Identifikasi
– Menentukan jenis, nilai guna, dan konteks arsip.
b. Pencatatan Metadata
– Mengisi informasi penting seperti pencipta, tanggal, subjek, dan hak akses.
c. Penamaan dan Penyimpanan
– Memberi nama file sesuai standar dan menyimpan dalam folder terstruktur.
d. Pengindeksan
– Memasukkan data ke sistem manajemen arsip (e.g., E-DMS) untuk pencarian.
e. Pemutakhiran (Updating)
– Memperbarui metadata jika ada perubahan status atau versi dokumen.
4. Tantangan dalam Deskripsi Arsip Elektronik
– Konsistensi: Perlu standar yang seragam agar metadata mudah dipahami.
– Keterbacaan Jangka Panjang: Format metadata harus kompatibel dengan sistem masa depan.
– Kemanan: Metadata sensitif (seperti informasi pribadi) harus dilindungi.
5. Contoh Penerapan
Sebuah universitas menyimpan surat keputusan rektor dalam format PDF. Deskripsinya meliputi:
– Metadata:
– Judul: “SK Pengangkatan Dosen Tetap 2024”
– Pencipta: Rektorat Universitas X
– Tanggal: 10 Juni 2024
– Subjek: Sumber Daya Manusia
– Kata Kunci: “dosen, pengangkatan, SK”
– Nama File: `20240610_SK_DosenTetap_No012.pdf`
– Klasifikasi: `SDM/2024/SK/012`
6. Standar yang Digunakan
– ISO 23081 (Manajemen Metadata untuk Arsip).
– Dublin Core (Standar metadata umum untuk dokumen digital).
– Kebijakan Lokal (Contoh: Peraturan Arsip Nasional RI tentang e-archive).
Kesimpulan
Deskripsi arsip elektronik adalah fondasi penting dalam manajemen arsip digital. Dengan proses yang terstandarisasi, arsip dapat dikelola secara sistematis, aman, dan mudah diakses, mendukung efisiensi organisasi dan kepatuhan terhadap regulasi.
Deskripsi arsip elektronik adalah kegiatan mengidentifikasi, mengklasifikasikan, dan mencatat informasi penting tentang suatu arsip digital untuk memudahkan penelusuran, pengelolaan, dan pemeliharaan. Dan Proses ini meliputi pemberian metadata, penamaan file, pengindeksan, dan penyusunan struktur arsip agar dapat diakses secara efisien.
Tujuan adanya Deskripsi arsip elektronik sbb:
1. Memudahkan pencarian dan pengambilan arsip
2. Menjaga konsistensi dalam pengelolaan arsip
3. Memperbaharui keautentikan dan informasi secara keseluruhan
4. Mendukung interoperabilitas antar sistem kearsipan.
Beberapa komponen utama deskripsi arsip elektronik yaitu:
– Metadata
-Penamaan file
– Klasifikasi dan kode arsip
-Sistem pengindeksan
Tahapan-tahapan deskripsi arsip elektronik
-definisi
-pencatatan metadata
-penamaan dan penyimpanan
-indeksasi
-pemutakhiran
Deskripsi Arsip Elektronik adalah proses mengidentifikasi, mengklasifikasikan, dan mencatat informasi penting dari arsip digital untuk memudahkan akses, pengelolaan, dan pemeliharaan arsip tersebut.
Penjelasan:
Dalam pengelolaan arsip digital, deskripsi dilakukan dengan cara memberikan metadata (data tentang data), penamaan file yang sistematis, pengindeksan, dan menyusun struktur arsip yang teratur. Tujuan utamanya adalah agar arsip mudah ditemukan, digunakan kembali, serta terjaga keamanannya dalam jangka panjang. Deskripsi ini sangat penting dalam sistem informasi arsip karena mendukung efisiensi dan akurasi dalam penelusuran informasi.
Nama : Siti Izatus Sholiha
NIM : 312023005
Matkul : Kearsipan Digital
Rangkuman
Deskripsi arsip elektronik adalah kegiatan mengidentifikasi, mengklasifikasi dan mencatat informasi penting tentang suatu arsip digital untuk memudahkan penelusuran, pengelolaan dan pemeliharaan.
Tujuan Deskripsi Arsip Elektronik
1. Memudahkan pencarian dan pengambilan arsip ( retrieval )
2. Menjaga konsistensi dalam pengelolaan arsip
3. Memastikan keautentikan dan keandalan informasi
Komponen utama deskripsi arsip elektronik
a. Metadata ( data tentang data )
b. Penamaan File
c. Klasifikasi dan kode arsip
d. Sistem Pengindeksan
e. Pemuktahiran ( updating )
Tantangan dalam deskripsi arsip elektronik
1. Konsistensi
2. Keterbacaan jangka panjang
3. Keamanan
Standar yang digunakan
1. ISO 23081
2. Dublin Core
3. Kebijakan Lokal