Sebelum memahami manajemen perkantoran modern, anda memahami pengertian kantor.
Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda “Kantor dan sering dipadankan dengan
perkataan “Office” dari bahasa Inggris. Dari pengertian perkataan “Kantor” dan perkataan
“Office”, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor lebih
diartikan sebagai tempat atau ruang dan proses kegiatan penanganan data/informasi.
Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan,
pengolahan penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi.
Dengan Demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai:
1. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi
2. Proses penyelenggaraan kegiatan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan
pendistribusian (penyampaian data/informasi).
Garis miring (/) yang terdapat diantara perkataan data dan informasi berarti “atau” bisa
dibaca “dan atau”
Disamping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses,
kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat
administratif atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif.
Sebagai contoh: kegiatan pokok Departemen Pendidikan Nasional tentunya berlangsung
dimana-mana diseluruh pelosok Indonesia, akan tetapi kalau seseorang menanyakan
“Departemen Pendidikan Nasional ?”. Jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor)
berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatankegiatan
yang yang bersifat administratif.
Dari uraian singkat jelas bahwa pengertian kantor bisa dalam arti tempat, ini yang biasa
disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam
arti dinamis. Kantor juga bisa dalam arti sarana, ini yang biasa disebut dalam arti
fungsional. Akan tetapi dalam arti manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah
penanganan data/ informasi. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan
bangunan atau ruangan, alat-alat dan perlengkapan lain termasuk mebeler, orang-orang
atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja.
Kegiatan-kegiatan perkantoran, sebagaimana kegiatan lainnya perlu direncanakan,
diorganisasikan, digerakkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu
diawasi serta dikendalikan sebaik-baiknya.
Apa yang disebut manajemen perkantoran?.
Pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan
petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan
secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada
umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran).
Oleh karena itu secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu
manajemen dapat dirumuskan pengertian sebagai rangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakkan dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan
perkantoran.
Dalam hal kantor, maka sifat dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan
dalam istilah modern adalah berkenaan dengan pengenaan data/informasi. Kantor modern
mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan
alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat, para pegawai dalam melaksanakan
tugas-tugasnya berdisiplin, professional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak
sesuai dengan tuntutan jaman.
Kantor modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis,
efektif, efisien, produktif, berkeadilan dan perlakuan manusia setiap kali mendengar
perkataan perkantoran modern, terbayang suatu bangunan kantor yang megah, juga sering
digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan. Perubahan
besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran.
Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dilakukan dengan sistim
komputer, khususnya keuntungan dalam hal kecepatan, kecermatan, keterhandalan,
keterkinian komunikasi dan pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, tentu
saja tidak harus mengembangkan kearah modernisasi perkantoran dilakukan secara
serentak atau simultan.
Kantor modern perlu memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang
digunakan. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen atau mengganggu
sistem secara keseluruhan. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data untuk
disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan. Apabila data
tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan Keputusan, maka Keputusan akan
terganggu, atau Keputusan tidak sempurna. Dampak selanjutnya mudah diperkirakan.
Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatan semakin mengglobal.
Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang
dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan
organisasi atau instansinya.
Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut diatas, kantor modern perlu mewaspadai
berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatan dalam
pengolahan informasi.
A. PENGERTIAN KANTOR