Bagaimana Kondisi Financial Control di Perusahaan Anda ?

Dalam menentukan suatu risiko timbul pada proses keuangan tidak cukup dengan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan alat kontrol perusahaan saja. Karena dibutuhkan juga evaluasi menyeluruh terhadap seluruh elemen dan lingkungan pengendalian yang terkait dengan proses keuangan itu sendiri. Berikut ini adalah langkah-langkah yang perlu diambil dalam menciptakan suatu kondisi lingkungan Financial Control yang kuat :

Suatu job description yang jelas harus dipersiapkan sejak pada tahapan interview dan tes seleksi terhadap staf keuangan. Karena hal ini juga akan memudahkan perusahaan di dalam mempersiapkan dan memberikan pelatihan yang tepat terhadap staf tersebut. Selain itu mengetahui latar belakang dan referensi juga merupakan bagian yang penting di dalam rekruitmen staf keuangan. Setelah itu supervisor atau kepala bagian hendaknya memberikan pelatihan dan training secara intensif dan terperinci tentang cara melakukan suatu pekerjaan karena pemberian contoh dan praktik langsung melakukan pekerjaan adalah cara yang paling efektif. Selain itu memberikan pengetahuan yang cukup mengenai budaya dan etika perusahaan juga diperlukan. Mungkin perlu diketahui pula bahwa staf yang memang berkompeten pasti akan mampu melaksanakan pekerjaan dengan level yang lebih tinggi, bahkan apabila diterapkan tambahan sistem kontrol sekalipun.

Jenis pemisahan fungsi ini sangat penting dengan tidak memberikan kesempatan untuk menutupi kesalahan terhadap suatu transaksi aset. Risiko berat yang mungkin timbul apabila memberikan tanggungjawab penghitungan aset sekaligus melakukan pembukuan adalah penjualan aset perusahaan untuk keuntungan pribadi dan kemudian dilakukan adjustment (penyesuaian) di dalam pembukuan oleh staf yang bersangkutan juga.

Petugas yang memiliki wewenang terhadap suatu transaksi seharusnya tidak memiliki wewenang untuk mengawasi aset. Misalnya saja, petugas yang memiliki wewenang terhadap penentuan besarnya honor lembur, tidak sekaligus bertugas membagikan uang tersebut sendiri. Jika tidak, maka akan sangat mungkin uang tersebut ditentukan tinggi, akan tetapi yang dibagikan rendah, dan selisihnya diambil untuk keuntungan pribadi.

Staf yang mempunyai tugas untuk posting ke account (misalnya posting ke buku kas, buku Piutang dan lain-lain) seharusnya tidak bertugas melakukan posting tertentu di General Ledger, hal ini dimaksudkan untuk mencegah lolosnya kesalahan yang tidak disengaja.

Staf yang bertugas melakukan posting transaksi, seharusnya tidak sekaligus bertugas memeriksa General Ledger. Pemisahan fungsi ini akan sangat efektif untuk menangkap kesalahan baik yang disengaja atupun yang tidak disengaja.

Seseorang yang bertugas melaksanakan proses operasional sehari-hari di accounting, seharusnya tidak sekaligus bertugas melakukan review terhadap buku besar opersional maupun yang bertugas membuat laporan keuangan. Hal ini guna mencegah terjadinya interpretasi yang kabur terhadap pelaksanaan anggaran.

Penerapan prosedur dan otorisasi harus dilakukan dalam suatu perusahaan. Misalnya saja suatu penjualan hendaknya melalui beberapa tahapan prosedur, mulai dari membuat surat pesanan, membuat faktur dan surat jalan sampai dengan penagihan. Karena dalam membuat suatu prosedur harus sangat terperinci mulai dari awal proses sampai dengan akhir. Demikian pula dengan sistem otorisasi yang harus ditata tiap level transaksinya, baik yang diukur dari frekuensi ataupun nilai transaksinya. Misalnya, transaksi yang nilainya kurang dari Rp 100.000,- boleh disahkan oleh seorang Chief Accounting saja, akan tetapi untuk transaksi yang berkisar antara 100.000 sampai dengan 1.000.000,- harus diapprove oleh pihak Direksi.

Dalam hal ini pelaporan terkait dengan pemeriksaan terhadap kegiatan operasional perusahaan, sedangkan pengawasan kinerja terkait dengan penilaian terhadap pencapaian tujuan perusahaan (goal achievement).

Setiap laporan yang dibuat oleh perusahaan selalu memiliki fungsi yang berbeda-beda. Seperti Laporan Keuangan Tahunan yang digunakan untuk menilai trend keuangan dari bulan ke bulan di periode tahun tersebut. Mungkin pihak Direksi ingin mengetahui trend pendapatan yang diperoleh oleh perusahaan, dengan adanya Laporan Laba Rugi maka akan terlihat naik turunnya pendapatan yang diperoleh selama satu tahun.

Jika seorang Financial Controller ingin dapat mencapai tujuannya harus ada review berkala terhadap kinerja yang tercermin di dalam laporan keuangan. Biasanya dengan membandingkan antara anggaran dengan realisasi transaksi maka akan diperoleh gambaran dan data yang sangat berguna bagi penentuan kebijakan berikutnya. Untuk keadaan tertentu Financial Controller sangat dimungkinkan untuk mengubah kebijakan, tata cara , prosedur atupun sistem otorisasi sesegera mungkin agar tingkat pencapaian semakin sempurna, itupun harus ada persetujuan dari pihak Direksi terlebih dahulu. Sedangkan untuk setiap penyimpangan yang terjadi harus dilakukan pemeriksaan secara detail dan fokus pada hal yang bermasalah saja.

Dokumen dasar dari suatu sistem pembukuan seperti bukti-bukti transaksi, yang meliputi: nota, faktur, surat jalan, akte pendirian perusahaan, slip setoran atau transfer, slip gaji, bukti pemotongan pajak, dan lain-lain sangatlah penting. Menelusuri transaksi dari laporan sampai ke bukti transaksi adalah hal penting bagi suatu perusahaan. Karena hal tersebut sangat berguna untuk membuktikan kebenaran, keakuratan dan keabsahan suatu transaksi, sehingga perlu diarsipkan secara teratur dan rapi.

Selain pencatatan, aset perusahaan harus diperiksa secara fisik agar terdapat kecocokan antara jumlah di catatan dengan fisiknya. Misalnya tiap bulan diadakan stock opname oleh staf sehingga jika ditemukan selisih antara stockbarang dengan pencatatan maka hal tersebut bisa ditelusuri dengan cepat. Selain stock opname, perlu juga diadakancash opname kepada kasir yang dilakukan secara mendadak dan teratur setelah itu dicocokkan dengan laporan kas sehingga risiko kehilangan akan kecil.

Jika saat ini financial control di perusahaan anda dirasa kurang kuat, mungkin mulai dari sekarang anda bisa menerapkan keenam tips tersebut. Walaupun pada awalnya cukup sulit tetapi jika dilakukan secara kontinu dan teratur maka hal tersebut akan menjadi kebiasaan bagi para staf. / Anke Priyono.