Preservasi digital merujuk pada serangkaian proses dan strategi yang dilakukan untuk memastikan aksesibilitas, keutuhan, serta keaslian materi digital dalam jangka panjang, meskipun terjadi perubahan teknologi, format, atau degradasi media penyimpanan. Dalam konteks administrasi, preservasi digital mencakup kebijakan, standar, dan praktik manajemen yang sistematis untuk melindungi data, dokumen, dan arsip digital dari kehilangan, kerusakan, atau ketidaktersediaan akibat obsolesensi teknologi. Hal ini melibatkan teknik seperti migrasi data, emulasi, metadata deskriptif, serta pembuatan cadangan (backup) untuk memastikan bahwa informasi tetap dapat diakses dan digunakan oleh generasi mendatang. Preservasi digital menjadi krusial dalam era digitalisasi untuk mendukung transparansi, akuntabilitas, dan pelestarian pengetahuan institusional.
Preservasi digital dilakukan untuk menjamin integritas, aksesibilitas, dan fungsionalitas arsip elektronik. Preservasi digital dilaksanakan melalui:
a. menyeleksi dan testing software maupun hardware;
b. menggunakan format data non-proprietary atau opensource;
c. mengelola metadata dengan baik;
d. mendokumentasikan pelaksanaan preservasi digital; dan e. melakukan verifikasi terhadap integritas arsip elektronik.
Metode preservasi dilakukan dengan cara tetapi tidak terbatas pada:
a. migrasi, merupakan proses transfer dari keusangan hardware maupun software/out of date menjadi up to date;
b. konversi, merupakan proses transfer arsip elektronik dari format data asli menjadi format data untuk preservasi jangka panjang yang menyediakan umur penyimpanan yang lama dan tidak memiliki ketergantungan kepada sebuah platform;
c. enkapsulasi, merupakan kegiatan membungkus arsip elektronik beserta dengan
metadata;
d. emulasi, merupakan cara menggabungkan perangkat lunak dan perangkat keras dengan menggunakan software untuk menciptakan kembali arsip elektronik seperti lingkungan sistem asli di lingkungan sistem yang baru.
e. replikasi, merupakan kegiatan melakukan duplikasi arsip elektronik (backup);
atau
f. refreshing, merupakan pemindahan arsip elektronik dengan media simpan yang sama dari media simpan yang lama ke media simpan yang baru.
Tahapan preservasi digital dilaksanakan sebagai berikut:
a. mengidentifikasi, merupakan proses mengidentifikasi dan memilih arsip elektronik yang dibutuhkan untuk dipreservasi dalam rangka menjamin keberlangsungan akses;
b. melakukan riset, testing, dan backup, merupakan proses riset terhadap teknologi yang dibutuhkan dalam implementasi preservasi;
c. melakukan preservasi/perawatan, merupakan proses perawatan terhadap arsip elektronik untuk di preservasi;
d. melakukan audit integritas, merupakan proses pengecekan terhadap konten, konteks, struktur, format dan metadata;
e. menghancurkan kopi digital, merupakan proses menghancurkan kopi digital arsip elektronik setelah proses preservasi dan diaudit integritas arsip elektronik; dan
f. monitoring, merupakan kegiatan untuk memastikan stabilitas preservasi arsip
elektronik dan mengidentifikasi jika diperlukan preservasi lanjutan.