Pengertian Akuisisi Arsip Elektronik
Akuisisi arsip elektronik adalah proses memperoleh, menerima, atau mengumpulkan arsip dalam bentuk digital dari berbagai sumber (internal maupun eksternal) untuk dikelola dalam sistem kearsipan. Arsip elektronik dapat berupa dokumen digital asli (born-digital) atau hasil konversi dari format analog (digitized).
Tujuan Akuisisi Arsip Elektronik
- Memastikan kelengkapan arsip sebagai bukti aktivitas organisasi.
- Meningkatkan aksesibilitas dan efisiensi pencarian arsip.
- Memenuhi kepatuhan hukum (compliance) seperti UU Kearsipan (No. 43/2009) dan regulasi privasi data.
- Melestarikan arsip bernilai historis melalui preservasi digital.
Prinsip Akuisisi Arsip Elektronik
- Authenticity: Memastikan keaslian arsip melalui metadata dan checksum.
- Integrity: Menjaga arsip dari perubahan tidak sah (menggunakan teknik hashing atau blockchain).
- Usability: Memastikan arsip dapat dibuka dan dibaca di masa depan (format standar seperti PDF/A, XML). – Legal Admissibility: Memenuhi syarat hukum (e-signature, audit trail).
Metode Akuisisi Arsip Elektronik
a. Transfer Internal:
- Pengumpulan dokumen digital dari unit kerja dalam organisasi (email, laporan digital, database).
- Contoh: Sistem otomatis seperti Enterprise Content Management (ECM).
b. Transfer Eksternal:
- Menerima arsip dari pihak luar (kontraktor, mitra, atau instansi pemerintah) melalui secure transfer (SFTP, cloud encrypted).
c. Digitasi Arsip Analog:
- Konversi dokumen fisik ke format digital dengan standar resolusi dan metadata (ISO 13028).
d. Web Harvesting & Social Media Archiving:
- Mengambil konten dari situs web/media sosial menggunakan tools seperti Archive-It atau HTTrack.
e. Akuisisi dari Sistem Aplikasi:
- Mengekstrak data dari ERP, CRM, atau sistem transaksional (misal: e-commerce, perbankan).
Tantangan dalam Akuisisi Arsip Elektronik
- Volume dan Kecepatan Data: Big data memerlukan infrastruktur penyimpanan yang scalable.
- Format Obsolescence: Format file cepat usang (contoh: Flash ke HTML5).
- Masalah Legal: Hak cipta, privasi data (PDPA/GDPR), dan retensi arsip.
- Keamanan Siber: Risiko peretasan, ransomware, atau data corruption.
Best Practices untuk Akuisisi yang Efektif
- Kebijakan yang Jelas: SOP akuisisi mencakup kriteria seleksi (nilai guna primer/sekunder).
- Metadata Standar: Menggunakan Dublin Core, PREMIS, atau ISO 23081.
- Preservasi Digital: Migrasi format, emulasi, atau repositori OAIS-compliant.
- Kolaborasi dengan TI: Integrasi antara arsiparis dan tim IT untuk manajemen siklus hidup arsip (DLM).
Contoh Implementasi
- Arsip Nasional RI: Memiliki kebijakan akuisisi arsip elektronik dari instansi pemerintah melalui Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKNAS).
- Perusahaan Swasta: Bank menggunakan digital vault untuk menyimpan laporan transaksi elektronik.
Akuisisi arsip elektronik adalah fondasi utama dalam pengelolaan arsip digital yang memerlukan pendekatan multidisiplin (kearsipan, IT, hukum). Dengan menerapkan prinsip dan standar internasional, organisasi dapat memastikan arsip elektronik tetap autentik, terkelola, dan terlindungi untuk kepentingan jangka panjang.
Referensi:
- ISO 15489 (Records Management)
- UU No. 43/2009 tentang Kearsipan
- Digital Preservation Handbook (DPC)