Istilah manajemen konvensi pada awalnya dimengerti suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang, ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu. Banyak orang atau sekelompok orang yang dimaksud adalah professional, cendikiawan, negarawan, usahawan, dan sebagainya. Waktu itu belum terpikirkan bahwa konvensi memiliki potensi bisnis besar dalam dunia kepariwisataan yang perlu digarap dan dipasarkan.
Istilah Konvensi
Bagi yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar istilah “konvensi” merupakan bisnis besar yang potensial bila dikaitkan dengan industry pariwisata. Konvensi merupakan forum pertemuan besar baik dalam jumlah peserta maupun jumlah anggaran yang dihabiskan. Anggaran yang mereka habiskan itu meliputi : biaya menginap untuk beberapa hari, sewa kamar hotel, makan, dan minum. Selain itu, peserta konvensi juga membelanjakan uang mereka untuk membeli kebutuhan lain yang diperlukan sehari-hari. Mereka membeli produk local yang spesifik sebagai souvenir.
Kegiatan konvensi dalam bentuk MICE merupakan singkatan dari Meeting, Incentive Trip, Conference and Exhibition. Meeting, dalam bentuk : rapat, seminar, lokakarya (workshop), symposium, jumpa pers, dan kongres. Incenive Trip, adalah suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. Conference, merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Exhibition, berarti pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata.
Aktivitas MICE
Aktivitas MICE yaitu memadukan Business and Leisure. Selain kegiatan konvensi dalam bentuk MICE ada fenomena yang ternyata juga berperan langsung atau tidak langsung terhadap kegiatan wisata konvensi. Dalam kamus kepariwisataan fenomena ini disebut calender of events (penanggalan peristiwa-peristiwa), yaitu : events atau peristiwa-peristiwa yang melibatkan banyak orang bersifat ramai, menggembirakan, meriah, glamour, wah, dan dilakukan secara kolektif.
Karena konvensi merupakan bagian dari pariwisata, maka konvensi menjadi ilmu yang perlu dipelajari di Perguruan Tinggi program studi pariwisata – perhotelan. Dalam perkuliahan dikenal dengan nama mata kuliah Manajemen Konvensi yang disajikan pada semester V. Manajemen Konvensi mengajarkan tentang bagaimana bisa menyelenggarakan kegiatan MICE, mulai dari persiapan, pelaksanaan, dan pasca kegiatan.
Metode yang diberikan saat kuliah dalam bentuk teori dan praktik, teori diberikan sebagai pengetahuan mulai dari definisi konvensi, kegiatan, aktivitas, karakteristik, ruang lingkup, perusahaan-perusahaan dalam industri MICE, dan bidding, untuk mengimplementasikan teori harus dipraktikkan. karena dengan mempraktikkan mahasiswa akan mengetahui kenyataan di lapangan menghadapi kendala atau masalah yang tidak ada dalam teori dan belajar untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan selalu memperhatikan tahapan-tahapan dalam persiapan dan pelaksanaan pertemuan dan pameran (konvensi),yaitu : Event Schedule, dan membuat lembar kerja (Conference Worksheet).
Penyelenggara merasa berhasil, jika event berjalan dengan lancar dan sukses, dan jumlah peserta yang hadir sesuai harapan dan puas dibuktikan dengan antusiasme peserta saat diskusi (seminar), pengunjung pameran yang luar biasa dan terjadi transaksi (Exhibition), dan apresiasi dari konsumen (asosiasi, organisasi, lembaga, dan perusahaan).
Penulis : Yuniawati Ekaningrum, S.E., M.Sc.