DASAR – DASAR PENYUSUNAN LAPORAN

Membuat atau menyusun laporan kerap kali dilakukan sebagai salah satu sarana penyampaian informasi yang efektif. Terlebih lagi, pembuatan laporan telah menjadi makanan sehari-hari bagi kalangan pelajar, mahasiswa, atau karyawan. Sebelum membahas lebih lanjut bagaimana cara menyusun laporan, perlu diketahui terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan laporan.

A. Pengertian Laporan

Laporan adalah tulisan berisi hasil pengolahan data/informasi, merupakan alat komunikasi yang berisi kesimpulan/rekomendasi dari fakta/keadaan yang telah dilihat/diselidiki/diamati.

B. Peran Laporan

1. Alat komunikasi ke atas

Artinya laporan diberikan dari bawahan kepada atasan yang nantinya akan digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan, menguji apakah kebijakan yang diambil sudah tepat, atau bahkan merubah kebijakan.

2. Alat manajerial

Laporan sebagai alat manajerial berhubungan dengan fungsi manajemen yang lazim dikenal dengan POAC (Planning, Organizing, Actuating, and Controlling).

3. Alat pertanggungjawaban

Laporan merupakan alat per-tanggung jawaban bawahan kepada atasan. tanggung jawab yang dilaporkan merupakan alat komunikasi atas fungsi & tugas yang diberikan atau diminta untuk diteliti.

4. Alat penyampaian informasi

Laporan sebagai sarana penyampaian informasi antar unit sehingga tercipta koordinasi dan menghindari adanya overlapping data atau laporan.

5. Bahan pembuatan keputusan

Laporan akan digunakan atasan sebagai pertimbangan pengambilan keputusan, karena berisi data, fakta, maupun informasi dari satuan organisasi.

6. Alat pembina kerjasama (Menciptakan kesepahaman, tukar informasi, koordinasi vertikal/horizontal)

Laporan selain digunakan sebagai alat bertukar informasi, juga untuk mewujudkan koordinasi baik vertikal maupun horizontal. Koordinasi yang baik antar unit akan menciptakan kesepahaman pemikiran.

7. Alat pengembangan wawasan

Laporan akan digunakan untuk mengembangkan wawasan, menimbulkan gagasan baru, dan pengetahuan baru yang dapat membawa angin segar dalam aktivitas organisasi.

C. Karakteristik Laporan

Laporan memiliki karakteristik dimana harus netral, tidak memihak, objektif, penyampaian informasi baik intern/ekstern, biasanya diminta oleh yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi & memiliki tujuan tertentu, yaitu membantu pemecahan masalah & pengambilan keputusan.

D. Jenis – Jenis Laporan

1. Berdasarkan sifatnya (Laporan informatif, Laporan eksaminasional, Laporan analisis, Laporan pertanggungjawaban)
2. Berdasarkan luas/lingkup materi (Laporan umum, Laporan khusus)
3. Berdasarkan sifat peristiwa (Laporan rutin, Laporan insidental/khusus)
4. Berdasarkan waktunya (Laporan berkala /periodik, Laporan insidental)
5. Berdasarkan keamanan isinya (Laporan biasa, Laporan rahasia, Laporan sangat rahasia)
6. Berdasarkan kesempurnaan isinya (Laporan sementara/pendahuluan, Laporan akhir/paripurna)
7. Berdasarkan jangkauannya (Laporan intern, Laporan ekstern)
8. Berdasarkan bentuk & panjangnya (Memo, Surat, Naskah /mimeograph, Buku)
9. Berdasarkan cara penyampaiannya (Laporan lisan, Laporan tertulis, Laporan visual)

E. Langkah – Langkah Pembuatan Laporan