Mengelola Administrasi Kantor dengan Baik untuk Meningkatkan Kinerja Perusahaan

Tentang Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran mencakup tugas sehari-hari yang terlibat dalam memelihara gedung perkantoran, mengelola keuangan, menyimpan catatan, dan menangani penagihan dalam suatu organisasi. Peran administrator kantor adalah untuk memastikan kelancaran fungsi administrasi, perusahaan, dan keuangan di tempat kerja. Tanggung jawabnya meliputi mengawasi sumber daya manusia, anggaran, dan pencatatan, mengawasi staf, mengoordinasikan kegiatan kantor, dan mengelola perlengkapan kantor. Kemahiran dalam perangkat lunak seperti Excel dan Access sangat penting bagi administrator kantor. Administrator kantor yang sukses adalah orang yang dapat diandalkan, efisien, dan sangat terorganisir. Bidang ini dapat menjadi batu loncatan menuju karir di bidang HR atau posisi administratif lainnya.

Tanggung Jawab Utama Seorang Administrator Kantor

Tanggung jawab utama seorang administrator kantor meliputi:

1. Coordinating office activities
   Memastikan kantor berjalan efisien dengan mengelola dan mendukung karyawan, mengoordinasikan rapat, penunjukan, dan mengarahkan berbagai proyek administratif.
2. Managing office supplies
   Menyimpan persediaan perlengkapan kantor seperti alat tulis, pita printer, dan barang-barang lainnya yang selalu digunakan di sekitar kantor, dan melakukan pemesanan bila diperlukan.
3. Maintaining office equipment
   Mengkoordinasikan perbaikan peralatan kantor yang tidak berfungsi, atau menyiapkan dan mengajukan permintaan peralatan baru bila diperlukan.
4. Welcoming visitors
   Menyapa klien, pemasok, dan pengunjung, baik melalui email, panggilan telepon, atau kontak langsung.
5. Calendar management
   Menangani permintaan informasi, mengatur pertemuan, membuat notulen, dan mengatur rencana perjalanan.
6. Supervising administrative staff
   Mengawasi karyawan lain dan membagi tanggung jawab untuk memastikan kinerja.
7. Financial planning and record keeping
   Mengawasi perencanaan keuangan, pencatatan, dan penagihan dalam organisasi.
8. Personal development
   Memastikan bahwa karyawan mengikuti protokol, menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu dan sesuai anggaran, dan memberikan contoh bagi orang lain dengan melakukan sendiri apa yang perlu dilakukan sambil mendelegasikan hal yang sesuai.
9. Communication
   Memastikan seluruh karyawan mendapat informasi dan tidak ada seorang pun yang merasa tersisih selama rapat.
10. Physical distribution and logistics
    Mengelola distribusi fisik dan logistik dalam organisasi.

Tanggung jawab seorang administrator kantor dapat bervariasi tergantung pada pemberi kerja dan tingkat pendidikan yang mereka miliki.

Keterampilan yang Diperlukan untuk Administrasi Kantor

Keterampilan yang dibutuhkan untuk administrasi perkantoran meliputi:

1. Computer skills
   Administrator kantor harus memiliki keterampilan aplikasi komputer dan perangkat lunak yang kuat, khususnya di Excel dan Access.
2. Organizational skills
   Administrator kantor perlu memiliki keterampilan organisasi yang kuat agar dapat mengelola tugas sehari-hari, peralatan, dan karyawan secara efektif.
3. Communication skills
   Administrator kantor memerlukan keterampilan mendengarkan dan interpersonal yang sangat baik agar dapat berkolaborasi secara efektif dengan staf administrasi, memberikan layanan yang lebih baik kepada klien, dan mendelegasikan serta menjadwalkan tugas secara efisien.
4. Flexibility
   Administrator kantor harus dapat beradaptasi dengan tugas-tugas baru setiap hari dan mampu menangani gangguan ketika muncul masalah mendesak.
5. Attention to detail
   Administrator kantor harus memiliki perhatian yang luar biasa terhadap detail untuk memastikan penyelesaian semua tugas secara akurat.
6. Problem-solving skills
   Administrator kantor harus memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah dengan cara yang cepat dan efisien.
7. Experience with technology and software
   Administrator kantor harus memiliki pengetahuan tentang berbagai perangkat lunak dan teknologi yang biasa digunakan di kantor.
8. Interpersonal skills
   Administrator kantor perlu memiliki keterampilan interpersonal yang kuat agar dapat berkolaborasi secara efektif dengan rekan kerja dan berinteraksi dengan klien.
9. Time management skills
   Administrator kantor perlu memiliki keterampilan manajemen waktu yang efektif untuk memastikan penyelesaian semua tugas tepat waktu.

Administrator kantor harus memiliki keterampilan penting ini agar dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

Materi-materi tentang administrasi kantor banyak dipelajari di program studi diploma 3 Administrasi Bisnis NSC, terutama bagi anak muda yang ingin memiliki kompetensi Administrasi Profesional. Dengan kompetensi ini kita akan memiliki nilai yang tinggi bagi perusahaan untuk ditempatkan di bagian administrasi. Di program studi diploma 3 Administrasi Bisnis NSC juga dipelajari tentang materi manajemen keuangan, perbankan, dan ekspor impor. Perusahaan-perusahaan sangat membutuhkan karyawan bagian adminisrasi yang memiliki sertifikasi kompetensi administrasi profesional.

Segera tetapkan pilihan dan segera mendaftar di program studi diploma 3 Administrasi Bisnis NSC.