PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas . Cara pengadaan perbekalan bagi setiap kantor mungkin tidak sama. Hal ini terjadi karena masing-masing kantor berbeda dalam kebutuhan dan kegiatan kerjanya sehingga mereka mengambil prosedur yang paling praktis. Namun demikian umumnya dalam mengadakan perbekalan kantor selalu diawali dengan perencanaan yang meliputi perencanaan kebutuhan perbekalan, perencanaan biaya, keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.

Terdapat 2 jenis barang yaitu barang habis pakai dan barang tidak habis pakai. Barang habis pakai yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai, dimana jika barang ini habis, tidak meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Contohnya : kertas, tinta, karbon, pensil, map, dsb. Yang kedua adalah barang tidak habis pakai yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya : mesin tik, perforator, gunting, lemari arsip, pesawat telepon, dll.

Untuk barang habis pakai, pengadaannya direncanakan sebagai berikut:

• Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan
• Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan
• Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan-an dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Sedangkan untuk barang tidak habis pakai, direncanakan sebagai berikut:

1. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan
2. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan
3. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana tahunan.

A. LANGKAH – LANGKAH DALAM PENGADAAN PERALATAN KANTOR

1. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang di gudang
2. Petugas memeriksa persediaan barang di gudang
3. Surat diserahkan ke bendahara. Bendahara akan memeriksa kebutuhan yang akan dibeli dengan menyesuaikan dana yang tersedia.
4. Meminta persetujuan kepada pimpinan
5. Jika telah disetujui maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian
6. Pada saat penerimaan barang diperiksa atau diuji terlebih dahulu.
7. Jika sudah cocok barang diterima dengan menggunakan berita acara serah terima barang dan  buku penerimaan barang
8. Barang disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan.

B. INVENTARISASI BARANG HABIS PAKAI DAN BARANG TIDAK HABIS PAKAI

Inventarisasi barang adalah sesuatu kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja sumbangan atau pun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan. Inventarisasi barang dilakukan dalam:

1. Buku induk barang inventaris
Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor  dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.

2. Buku golongan barang inventaris
Adalah buku pembantu yang digunakan untuk  mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam lingkungannya. (digunakan untuk inventarisasi barang tidak habis pakai)

3. Buku catatan barang non inventaris
adalah buku yang digunakan  mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (digunakan untuk inventarisasi barang-barang habis pakai).