HANDLING PETTY CASH

Seorang sekretaris dalam kegiatan sehari-hari membutuhkan dana operasional yang jumlahnya relatif kecil atau sering disebut dengan kas kecil (petty cash). Kas kecil atau (petty cash) adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran rutin dalam jumlah relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Keperluan operasional sehari-hari tersebut seperti pengeluaran untuk pembelian perangko, surat kabar, alat tulis, sumbangan, atau keperluan pribadi pimpinan.

A. TUJUAN DIBENTUKNYA KAS KECIL

1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.
2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan.
3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.

B. KARAKTERISTIK KAS KECIL

1. Jumlahnya dibatasi (tidak lebih atau tidak kurang)
2. Digunakan untuk menandai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari
3. Disimpan di tampat khusus
4. Komponen petty cash meliputi uang tunai, bon sementara, benda-benda tunai

C. TUGAS SEKRETARIS

Tugas sekretaris dalam pengelolaan kas kecil tentu berbeda antara perusahaan besar dan perusahaan kecil. Berikut adalah perbedaannya:

1.Perusahaan Kecil 

• Pemegang kas kecil juga merangkap tugas kasir, yaitu penerimaan, penyimpanan, pengeluaran kas/bank, pengambilan dan penyetoran berikut pencatatan transaksi
• Tanggung jawab pelaporan kas kecil oleh sekretaris adalah kepada pimpinan

2. Perusahaan Besar

• Kas kecil berikut laporannya dipegang oleh asisten kasir
• Tanggung jawabnya dengan kasir

D. METODE PEMBUKUAN PETTY CASH

Sekretaris dalam mengajukan permintaan penggantian kas kecil harus dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan buku kas kecil. Contoh Bukti Pengeluaran Kas Kecil:

Sistem pengadaan dana kas kecil sekretaris dapat diajukan ke bagian keuangan, dengan sistem pengadaan sebagai berikut:

1. Sistem Imprest (Imprest Fund Method)

Sistem Imprest adalah sistem pengadaan dana kas kecil yang jumlahnya selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melakukan pencatatan, tetapi  hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya, kemudian pada akhir periode, atau saat dana kas kecil habis, baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran tersebut. Keuntungan dari metode ini adalah selain menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil, juga menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal. Berikut adalah karakteristik kas kecil:

• Saldo dalam rekening kas kecil selalu tetap
• Bukti pengeluaran dikumpulkan dan pencatatan dilakukan saat pengisian kembali
• Pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil tidak dibuat jurnal
• Pengisian kembali sebesar pengeluaran yang telah dilakukan

Contoh kas kecil dengan sistem imprest:

PT. ABC menetapkan dana kas kecil sebesar Rp 100.000,-. Pembukuan kas kecil menggunakan sistem imprest pada bulan Mei 2017, dengan transaksi sbb:

• Tanggal 3 Mei 2017 : Pos Surat Rp 20.000,-
• Tanggal 8 Mei 2017 : Pembelian Pita printer Rp 25.000,-
• Tanggal 10 Mei 2017 : Pembelian snack untuk tamu Rp 15.000,-
• Tanggal 12 Mei 2017 : Pembelian buku tamu Rp 12.500,-
• Tanggal 18 Mei 2017 : Pembelian tipp-ex Rp 7.000,-
• Tanggal 23 Mei 2017 : Biaya fotokopi Rp 15.000,-
• Tanggal 30 Mei 2017 : Pembentukan kas kecil kembali
• Tanggal 2 Juni 2017 : Pos Surat Rp 2.500,-

Sekretaris akan mencatat semua penerimaan dan pengeluaran dalam buku kas kecil, sbb:

2.Sistem Fluktuasi (Fluctuating Fund Method)

Sistem pengaadaan dana kas kecil fluktuatif adalah pengadaan dana kas kecil yang dilakukan setiap periode (tiap minggu atau dua minggu) sesuai kebutuhan. untuk lebih jelas, sistem fluktuasi adalah abb:

• Saldo dalam rekening kas kecil tidak tetap
• Setiap terjadi pengeluaran kas kecil langsung dicatat dan mengurangi rekening kas kecil
• Pengisian kembali dana kas kecil tidak perlu didasarkan pada bukti-bukti pengeluaran , tetapi didasarkan atas pertimbangan dari bendahara
• Pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil dibuatkan jurnal

Contoh kas kecil dengan sistem fluktuasi:

PT. DEF pada 1 Maret 2017 membentuk kas kecil sebesar Rp 150.000,-. Selama minggu pertama bulan Maret 2017 kasir kas kecil telah mengeluarkan uang dengan rincian sbb:

• Tanggal 2 Maret 2017 : Membeli perlengkapan Rp 15.000,-
• Tanggal 3 Maret 2017 : Membayar rek. Listrik Rp 40.000,-
• Tanggal 4 Maret 2017 : Membayar rek. Telepon Rp 50.000,-
• Tanggal 5 Maret 2017 : Membeli bensin Rp 20.000,-
• Tanggal 6 Maret 2017 : Membeli perlengkapan Rp 10.000,-
• Tanggal 7 Maret 2017 : Kas kecil diisi kembali Rp 125.000,-

Dalam pembukuan kas kecil, harus dibuat jurnalnya terlebih dahulu, sbb:Setelah dibuat jurnalnya, maka buku kas kecil untuk Maret 2017 adalah sbb: