Istilah kas kecil atau Petty Cash sering sekali kita ketahui dalam kehidupan sehari-hari sedangkan dalam laporan keuangan,kas kecil itu merupakan akun yang khusus dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil dan rutin. Adapun beberapa karakteristik dasar dari kas kecil, yaitu:
1. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh pihak Direksi. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
2. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari.
3. Disimpan di tempat khusus seperti kotak kecil yang biasanya disebut dengan petty cash box atau bisa juga di dalam amplop.
4. Ditangani atau dipegang oleh kasir kas kecil.
Dalam suatu perusahaan kas kecil memiliki peranan penting dalam kegiatan operasional, terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil tersebut. Biasanya kas kecil digunakan dalam transaksi kecil yang terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahaan di pagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Sehingga perusahan harus melakukan pengelolaan kas kecil secara baik karena jika tidak adanya pengelolaan setiap harinya maka dapat mengganggu kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Contohnya apabila perusahaan kehabisan kas kecil, sedangkan kebutuhannya dalam pembelian ATK (Alat Tulis Kantor) atau materai harus dipenuhi dengan cepat, maka tidak mungkin kasir membeli barang tersebut dengan cheque atau debit card. Oleh karena itu ada beberapa tips dalam mengelola kas kecil, yaitu :
1. Menetapkan batas saldo kas kecil
Saat awal pembentukan akun kas kecil, pihak Direksi harus menetapkan saldo atas kas kecil yang disesuaikan dengankebutuhan kegiatan operasional perusahaan dalam suatu jangka waktu tertentu. Sebelum menentukan hal tersebut, terdapat dua metode pencatatn kas kecil yang bisa dipilih, yaitu metode imprest dan fluktuatif. Dalam metode imprest, saldo kas kecil selalu tetap sebesar jumlah saldo yang telah ditentukan. Biasanya pada akhir periode kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dikeluarkan. Sehingga pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali. Sedangkan pada metode fluktuatif saldo kas kecil tidak tetap tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengeluaran-pengeluaran kas kecil.
2. Menentukan Kasir Kas Kecil
Setelah menetapkan batas saldo, maka harus ada staf yang bertanggung jawab atas pengelolaan kas kecil atau biasanya disebut kasir kas kecil. Dikarenakan fungsi kas kecil digunakan dalam transaksi-transaksi kecil dan sifatnya rutin. Selain itu tidak semua staf bisa dijadikan kasir karena terdapat beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam memilih seorang kasir, yaitu: menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani proses pembelian dalam jumlah kecil, konsisten, jujur dan menguasai program-program sederhana komputer, misalnya microsoft excel. Pihak Direksi juga sebaiknya memberikan pelatihan tentang penanganan kas kecil sebelum kasir memulai tugasnya. Diawali dari memberi petunjuk tentang tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil dan prosedur pembelian.
3. Pengisian Kembali Kas Kecil
Setelah batas saldo dan metode pencatatan kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada kasir umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada kasir kas kecil lalu dihitung secara fisik dan harus ada serah terima resmi dimana kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana tersebut. Apabila suatu saat saldo kas kecil tinggal sedikit maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada Financial Controller sesuai dengan metode pencatatan yang digunakan. Misalnya PT. A menggunakan metode imprest dimana saldo kas kecil tiap bulannya Rp. 5 juta, maka kasir kas kecil akan menerima jumlah yang sama tiap bulannya. Sedangkan PT. B menggunakan metode fluktuatif dimana waktu pengisian kembali kas kecilnya tidak tentu. Sehingga pada minggu pertama saldo kas kecilnya Rp. 2 juta ternyata pada minggu kedua tinggal sedikit maka dilakukan pengisian kembali. Jika pada minggu ketiga saldo kas kecil masih ada, maka tidak perlu diadakan pengisian kembali.
4. Penggunaan Kas Kecil
Kasir kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) kas kecil untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller. Untuk setiap pengeluaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil yang ditandatangani oleh penerima dana (pembayaran). Setelah itu transaksi dicatat di dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran tersebut harus diarsipkan dengan baik.
Setelah dilakukan pengelolaan, kasir kas kecil harus selalu melakukan penghitungan terhadap fisik kas kecil setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil. Setelah dihitung, fisik kas kecil dicocokkan dengan pencatatan pengeluaran kas kecil yang telah dibuat oleh kasir kas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil. Hal ini akan dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap harinya. Selain itu Financial Controller juga harus memeriksa fisik kas kecil dengan catatan yang telah dibuat oleh kasir kas kecil untuk mengantisipasi adanya kecurangan yang dilakukan oleh kasir kas kecil. /Anke Priyono