Dalam kegiatan mengarsip, mengaplikasikan sistem yang baik dalam menyimpan arsip menjadi suatu hal yang penting. Di Indonesia ada 5 sistem yang dapat digunakan dalam menyimpan arsip yaitu:
a. Sistem Penyimpanan Alfabet
b. Sistem Penyimpanan Subjek
c. Sistem Penyimpanan Kronologis
d. Sistem Penyimpanan Geografis
d, Sistem Penyimpanan Numerik
Sebelumnya telah dibahas sistem penyimpanan alfabet, sekarang akan sedikit mengulas tentang sistem penyimpanan subjek.
Sistem penyimpanan subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama masalah/subjek pada isi surat. Penempatan arsip menurut klasifikasi subjek terdiri dari tiga tingkatan, yaitu:
Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas).
Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama).
Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah).
Hal pertama yang harus dilakukan dalam menyimpan arsip dengan sistem subjek adalah marancang daftar klasifikasi masalah. Mulai dari masalah utama (main subjek) atau lajur utama, sub masalah atau lajur pembantu, dan sub-sub subjek atau lajur kelompok kecil. Daftar klasifikasi subjek adalah daftar yang berisi tentang pengelompokkan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
Contoh Membuat Daftar Klasifikasi:
1. DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH UTAMA
2. DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SUB MASALAH (LAJUR PEMBANTU)
3. DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SAMPAI PADA SUB-SUB MASALAH (LAJUR KELOMPOK KECIL)
CONTOH PENYIMPANAN ARSIP SISTEM SUBJEK:
