Mengelola Rapat (Handling Meeting)

Rapat atau Meeting termasuk dalam suatu komunikasi yang dilakukan secara berkelompok, dimana terdapat proses penyampaian informasi dari 1 pihak ke pihak lain untuk maksud – maksud tertentu sesuai dengan kepentingan bersama, dan biasanya berlangsung secara tatap muka. Sedangkan pengertian dari Rapat / Meeting adalah bentuk komunikasi jamak yang terdiri dari sekelompok / sejumlah orang yang berkumpul di suatu tempat tertentu dan pada waktu yang telah ditentukan untuk membahas, memecahkan, / merundingkan sesuatu hal untuk kepentingan bersama. Suatu pertemuan sekelompok orang tanpa dilandasi tujuan tertentu tidak dapat dikatakan sebagai Meeting, karena pertemuan tersebut hanyalah perbincangan.

A. KLASIFIKASI RAPAT

1.Rapat menurut Sifatnya

• Rapat Formal: Pertemuan yang diselenggarakan setelah peserta rapat mendapat pemberitahuan sebelumnya (melalui undangan). Pada umumnya pemberitahuan disertai dengan agenda rapat.
• Rapat Informal: Pertemuan yang diselenggarakan setelah peserta rapat mendapat panggilan / pemberitahuan secara langsung. Rapat ini dilaksanakan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara mendadak. Rapat ini tidak mempunyai agenda dan tidak memerlukan catatan tentang apa yang telah dibicarakan.
• Rapat Terbuka: yaitu Rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia
• Rapat Tertutup: yaitu Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah – masalah yang masih bersifat rahasia

2.Rapat menurut Tujuannya

• Rapat Penjelasan: Rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi. Misalnya: Prosedur Kerja atau tata cara kerja baru untuk mendapatkan keseragaman kerja
• Rapat Pemecahan Masalah: Rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah – masalah yang saling terkait.
• Rapat Perundingan: Rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak

3.Rapat menurut Jangka Waktunya

• Rapat Mingguan: Rapat yang diadakan sekali seminggu untuk membahas masalah – masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing – masing manajer.
• Rapat Bulanan: Rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk membahas hal – hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya: membahas rugi laba bulan lalu.
• Rapat Semesteran: Rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang bertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil kerja sama selama 6 bulan, mengambil langkah – langkah selanjutnya dalam jangka waktu 6 bulan.
• Rapat Tahunan: Rapat yang diadakan sekali dalam setahun. Misalnya rapat dewan komisaris, rapat umum pemegang saham.

4. Rapat menurut Frekuensinya

• Rapat Rutin: Rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, dan tahunan)
• Rapat Insidental: Rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi. Biasanya dalam keadaan urgent, yang harus segera dipecahkan bersama.

5. Rapat menurut Periodisasinya

• Rapat Berkala (Regular Meeting): Rapat yang diadakan menurut jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu sekali, satu bulan sekali, atau tiga bulan sekali pada waktu dan tempat tertentu.
• Rapat Khusus (Temporary Meeting): Rapat yang diselenggarakan untuk mengatasi permasalahan yang sifatnya mendadak atau untuk mengatasi pertentangan atau kesalahpahaman dan dipandang harus diselesaikan secepatnya dan tidak dapat ditunda jika menunggu rapat rutin / berkala.

6. Rapat menurut Pesertanya

• Rapat Vertikal: Rapat yang berlangsung antara atasan dan bawahan. Ide-ide bawahan yang disampaikan dalam rapat ini akan digunakan untuk menyelesaikan suatu masalah, sehingga dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan.
• Rapat Horizontal: Rapat yang diadakan antar pejabat yang sederajat. Rapat ini membicarakan masalah – masalah yang memerlukan koordinasi antar bagian dalam organisasi dan pengembangan organisasi.

B. PRINSIP DASAR PENYELENGGARAAN RAPAT

Dalam menyelenggarakan rapat hendaknya berdasarkan prinsip dasar dengan menjawab enam pertanyaan pokok yang disebut dengan 5 W dan 1 H:

• WHY : Mengapa rapat ini perlu diselenggarakan.
• WHAT : Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat.
• WHO: Siapa yang akan diundang
• WHERE: Dimana sebaiknya rapat diselenggarakan
• WHEN: Kapan sebaiknya rapat diselenggarakan
• HOW: Bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah rapat akan diselenggarakan secara berkala atau cukup sekali; sifatnya tertutup atau terbuka; Bahan rapat akan dibagi terlebih dahulu atau tidak; Memerlukan overhead projector atau peralatan lainnya.

C. SYARAT – SYARAT RAPAT

Syarat – syarat rapat meliputi persiapan yang harus dilakukan sebelumnya, hingga yang harus disiapkan pada saat pelaksanaan rapat.

1. Persiapan Rapat

a. Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat
b. Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun
c. Penentuan Tempat dimana rapat akan diselenggarakan
d. Akomodasi yang dibutuhkan peserta untuk menghadiri rapat
e. Konsumsi bagi peserta rapat
f. Menentukan Media/Peralatan yang akan digunakan

2. Pelaksanaan Rapat

a. Ada masalah yang harus dipecahkan bersama
Unsur rapat yang paling utama adalah ada permasalahan yang harus dipecahkan bersama, tapi tidak semua masalah harus melalui rapat, karena Rapat tanpa memecahkan suatu masalah hanyalah obrolan. Permasalahan harus jelas dan dapat dimengerti oleh semua peserta, sehingga harus dirumuskan dengan jelas. Rumusan masalah harus dapat mendorong kebebasan berpikir, menimbulkan pertukaran pikiran, dan bukannya pertarungan pendapat. Perumusan masalah yang jelas akan mencapai hasil yang diharapkan

b. Ada partisipasi aktif dari peserta rapat: Peserta rapat adalah pihak yang menerima dan mendiskusikan permasalahan, memberikan sumbangan pemikiran, dan aktif terlibat dalam pemecahan masalah.

c. Ada pimpinan dan ketua rapat
Pimpinan Rapat merupakan poros gerak suatu rapat & menjamin ketertiban pelaksanaan rapat. Mereka berfungsi sebagai pengendali jalannya rapat dan bertanggung jawab agar jalannya rapat menghasilkan keputusan dalam batas waktu yang telah ditentukan. Pimpinan rapat harus mampu membangkitkan keberanian peserta, terutama yang kesulitan dan tidak punya keberanian berpendapat, karena peserta yang diam belum tentu tidak tahu, kadang karena malu/takut salah.

d. Ada notulis
Notulis adalah orang yang mencatat hasil keputusan rapat, sedangkan hasilnya disebut dengan notulen. Notulen berisi:

• Tanggal & tempat rapat dilaksanakan
• Nama peserta yang hadir
• Nama pejabat yang memimpin rapat
• Waktu dimulai dan diakhirinya rapat

e. Ada media tulis atau media rapat dapat berupa:

• Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/ white board
• Lampu penerangan
• Flip chart
• Sound system
• Alat tulis
• OHP, komputer dll.