Alphabetical Filling System

Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. Salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus.

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system).

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

• Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
• Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
• Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

Contoh: Kearsipan Sistem Abjad Menggunakan Ordner

 

 Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

Perlengkapan Sistem Abjad:

1. Filing Kabinet,

Dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan, laci filing kabinet diberi kode pada bagian depannya. Misalnya filing kabinet mempunyai empat laci, maka kodenya adalah:

• Laci I berkode A- F
• Laci II berkode G – L
• Laci III berkode M – S
• Laci IV berkode T – Z

2. Hanging Folder dan Guide

 

      3. Folder

Banyaknya folder yang dibutuhkan bagi organisasi yang masih sederhana sebanyak 26 buah. Folder tersebut berkode A sampai Z.

 

Contoh:

Di belakang guide A disusun folder Aa, Ab, Ac…………..Az
Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb, Bc…………..Bz
Dibelakang guide C, disusun folder Ca, Cb, Cc……………Cz

Berikut Video Penyimpanan Arsip menggunakan Sistem Alfabet: