Surat sekretaris adalah sekelompok surat yang pada umumnya dibuat oleh sekretaris tanpa memandang pada lembaga tempat mereka bekerja. Pembuatan surat sekretaris lebih praktis dibandingkan dengan jenis surat lainnya. Sebagai sekretaris harus bisa membuat surat dengan baik dan benar, karena salah satu tugas dari sekretaris adalah bisa membuat berbagai surat untuk keperluan atasan dan perusahaan
Salah satu surat yang harus bisa dibuat oleh sekretaris adalah surat pemberitahuan. Surat pemberitahuan diperlukan untuk menyampaikan berita atau informasi tentang suatu hal / kegiatan yang dianggap penting baik kepada perusahaan atau rekan bisnis. Ciri-ciri surat pemberitahuan adalah untuk memberitahukan informasi tertentu, dibuat menggunakan bahasa yang baku, kalimat teratur yang bersifat resmi. Tentunya format pembuatannya pun harus diperhatikan dengan baik sehingga dapat membuatnya dengan benar.
Surat pemberitahuan juga dapat dipakai untuk memberi tahu sesuatu misalnya perubahan nomor telepon, pindah alamat kantor, pembukaan cabang baru kantor, perubahan harga dan keperluan lainnya. Isi surat pemberitahuan pada umumnya terbagi atas tiga bagian :
Bagian pembuka yaitu berisi bagian pengantar atau pendahuluan yang berisi masalah pokok surat.
Bagian isi yaitu bagian yang berisi rincian, uraian, keterangan atau penjelasan dari permasalahan pokok yang hendak diberitahukan kepada si penerima surat.
Bagian penutup yaitu bagian yang isinya harapan agar si penerima surat memaklumi hal yang disampaikan dan apabila diperlukan si pengirim surat dapat meminta respon dan tanggapan dari penerima surat.
Contoh surat pemberitahuan (1)
surat pemberitahuan (2)
