Standar Kompetensi Kerja Nasional bidang layanan Administrasi Perkantoran/Kesekretarisan

Latar Belakang

Kemajuan perekonomian dan teknologi dalam era globalisasi semakin menuntut tersedianya Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas dan kompeten di segala sektor usaha, agar mampu menghadapi persaingan yang semakin tajam menyebabkan perlunya peningkatan kemampuan SDM setempat agar diakui memiliki kompetensi pada bidangnya masing-masing untuk menghindari marginalisasi tenaga kerja lokal.

Untuk menyiapkan sumber daya manusia (SDM) yang bermutu sesuai dengan tuntutan kebutuhan pasar kerja atau dunia usaha dan industri di era globalisasi ini, perlu adanya hubungan timbal balik antara dunia usaha/industri dengan lembaga pendidikan dan pelatihan baik pendidikan formal, informal maupun yang dikelola oleh industri itu sendiri.

Salah satu bentuk hubungan timbal balik tersebut adalah pihak dunia usaha/industri harus dapat merumuskan standar kebutuhan kualifikasi SDM yang diinginkan, untuk menjamin kesinambungan usaha atau industri tersebut.   Sedangkan lembaga pendidikan dan pelatihan akan menggunakan standar tersebut sebagai acuan dalam mengembangkan program dan kurikulum, dan pihak birokrat akan menggunakannya sebagai acuan dalam merumuskan kebijakan dalam pengembangan SDM secara makro.

Standar kebutuhan kualifikasi SDM tersebut diwujudkan ke dalam standar kompetensi bidang keahlian yang merupakan refleksi atas kompetensi yang diharapkan dimiliki orang-orang atau seseorang yang akan bekerja di bidang tersebut.   Di samping itu standar tersebut harus memiliki kesamaan dan kesetaraan dengan standar-standar relevan yang berlaku pada sektor industri di negara lain bahkan berlaku secara internasional.

Sejalan dengan pemikiran di atas, Pemerintah melalui salah satu instansi yang menandatangani kesepakatan diperlukannya peningkatan kompetensi profesi bagi SDM Indonesia yaitu Departemen Pendidikan Nasional, telah merumuskan standar kompetensi bidang keahlian yang telah dimulai sejak tahun 1998,  yang salah satu di antaranya adalah Standar Kompetensi Nasional pada Bidang Keahlian Administrasi Perkantoran yang disusun melalui proses panjang berupa pengumpulan informasi data dari lapangan, mengenai kegiatan proses dan pekerjaannya,  baik dari perusahaan-perusahaan kecil hingga besar, organisasi profesi  serta pengumpulan standar kompetensi dari manca negara.

Maksud dan tujuan

Maksud dan tujuan kegiatan Penyusunan Standar Kompetensi Kerja Nasional Bidang Administrasi Perkantoran/Kesekretarisan adalah :

1. Mendapatkan gambaran mengenai kompetensi kerja, berupa keahlian di bidang layanan Administrasi Perkantoran/Kesekretarisan.
2. Tersusunnya RSKKNI Bidang Administrasi Perkantoran/Kesekretarisan dengan mengacu kepada Kepmenakertrans Nomor : KEP – 227/MEN/2003 dan Nomor : KEP – 69/MEN/V/2004 tentang Tata Cara Penetapan Standar Kompetensi Kerja Nasional, yang berorientasi kepada kebutuhan riil di industri.
3. Dimilikinya SKKNI Bidang Administrasi Perkantoran/Kesekretarisan yang selaras dan sesuai dengan best practice  layanan Administrasi Perkantoran/Kesekretarisan dan peraturan /perundangan yang terkait.

Pengertian

1.  Kompetensi Kerja
Kemampuan kerja setiap individu yang mencakup aspek pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang sesuai dengan standar yang ditetapkan.

2.  Konsep SKKNI
Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia yang selanjutnya disebut SKKNI adalah rumusan kemampuan kerja yang mencakup aspek pengetahuan, keterampilan dan/atau keahlian sikap kerja yang relevan dengan pelaksanaan tugas dan syarat jabatan yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3.   Office Administrative (Administrasi Kantor)
Melakukan fungsi resepsionis dan menjalankan tugas tugas administrasi seperti membuat naskah sederhana, lembar kerja dan bahan presentasi melalui pemakaian software yang sesuai, menerima dan meneruskan telpon masuk kepada yang dituju, menggunakan peralatan kantor seperti faksimili, mesin photocopydan lain-lain, menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju, menerima dan mengantar tamu, pengarsipan dan memasukan data dalam lingkup dan konteks yang terbatas di bawah pengawasan langsung dan sesuai arahan atasannya.  Tidak bertanggung jawab terhadap pekerjaan orang lain.

4.   Junior Administrative Assistant (Sekretaris Yunior)
Menjalankan tugas-tugas administrasi seperti membuat dokumen, lembar kerja dan bahan presentasi melalui pemakaian softwareyang sesuai, menggunakan internet  untuk mencari data. Menerima dan meneruskan telpon masuk kepada yang dituju, menerima dan mengantar tamu,  menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju, pengarsipan dan memasukan data, menggunakan peralatan kantor seperti faksimili, mesin photo copy, LCD, OHP, Scanner, dan lain-lain. Membantu pekerjaan yang dilimpahkan oleh administrative assistant maupun executive assistant.  Melakukan fungsi resepsionis.

5.   Administrative Assistant (Sekretaris)
Menjalankan tugas-tugas yang mendukung administrasi bisnis dan memerlukan pengalaman tambahan serta yang dibawahi oleh beberapa penyelia.  Tugas-tugas antara lain dan aktifitas pendukung seperti penggunaan internet  untuk analisa, membuat dokumen, lembar kerja dan bahan presentasi melalui pemakaian software yang sesuai, menerima dan meneruskan telpon masuk kepada yang dituju, menerima dan mengantar tamu, pengarsipan, word processing, menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju, pengarsipan dan memasukan data, menggunakan peralatan kantor seperti faksimili, mesin photo  copy, LCD, OHP, Scanner, dan lain-lain.

www.nscpolteksby.ac.id