Meski berbagai bentuk teknologi komunikasi telah berkembang pesat, telepon masih digunakan sebagai sarana komunikasi utama antara perusahaan dengan pelanggan. Komunikasi melalui telepon mengandalkan kualitas suara karena kita tidak dapat menggunakan bahasa tubuh secara optimal. Telepon menjadi jendela perusahaan yang terbuka lebar dimana pelanggan membentuk gambaran mental tentang diri Anda melalui kualitas suara yang didengarnya.
Mata kuliah aplikasi kesekretariatan akan memberikan pemahaman dimana mahasiswa akan diberikan pembelajaran bagaimana melakukan komunikasi melalui telepon dengan percaya diri, bersahabat, dan efisien. Diharapkan mahasiswa dapat membentuk kesan positif bagi perusahaan, bagaimana menggunakan teknik telepon yang benar untuk hasil terbaik, dan memakai bahasa yang sesuai selama percakapan telepon.
Sopan santun dalam menggunakan telepon berlaku untuk semua orang atau pegawai. Menjawab telepon, otomatis merupakan wakil yang pantas, serta menggambarkan organisasi atau kantor yang bersangkutan, oleh sebab itu perlu diusahakan agar memperoleh/menimbulkan kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa-gesa atau gugup.
Kesantunan Saat Bertelepon
Dalam berkomunikasi melalui telepon, ada beberapa etika yang harus dilakukan, diantaranya:
- Jangan membicarakan informasi rahasia di telepon
- Atur suara pada saat bertelepon
- Jangan berbicara dengan orang ketiga pada saat Anda bertelepon
- Jangan biarkan telepon dalam posisi terbuka sehingga orang di telepon dapat mendengar suara-suara yang ada di kantor
- Jangan memberikan nomor Direct Line pimpinan kepada sembarang orang
Berikut adalah contoh video mahasiswa Administrasi Bisnis semester 2 dalam praktek Handling Telephone.
Persiapan yang Perlu Dilakukan:
- Menyiapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis
- Membuat satu daftar khusus nomor-nomor telepon penting yang sering dibutuhkan
- Memahami bagaimana cara mengadakan atau menyambung telepon interlokal baik dalam mupun luar negeri, dan catatlah lamanya pembicaraan serta tanyakan biayanya ke kantor telepon. 00 + Kode Negara + Kode Wilayah + Nomor Telepon Tujuan
- Selalu siap mencatat pesan atau informasi-informasi yang penting saat berkomunikasi lewat telepon baik telepon masuk maupun keluar.
