Surat-menyurat disebut juga korespondensi. Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) atau correspondenti (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat. Pengertian korespondensi adalah kegiatan surat menyurat antara satu pihak dengan pihak lain. Sementara pengertian korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi (surat-menyurat) antara satu pihak dengan pihak lain baik secara perseorangan atau lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis.
Dunia bisnis erat kaitannya dengan korespondensi (surat menyurat). Surat sudah menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam kegiatan bisnis modern.. Pada zaman dahulu surat ditulis menggunakan kertas dan ditulis tangan kemudian dikirim lewat pos dengan menggunakan perangko. Seiring dengan perkembangan zaman menulis surat tidak lagi menggunakan tangan tetapi menggunakan mesin ketik. Memasuki era 90an orang mulai mengenal menggunakan komputer dalam menulis surat. Dalam hal pengiriman surat tidak lagi menggunakan pos dengan perangko tetapi dikirim melalui email, meskipun jasa pos masih banyak digunakan tetapi sudah tidak seperti zaman dahulu menggunakan perangko, pengiriman pos sudah berbayar langsung tanpa menggunakan perangko.
Perusahaan harus mengadakan hubungan bisnis dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, fax, internet dan lainnya.
Di dalam transaksi bisnis kegiatan komunikasi dan Interaksi bisnis dalam hal surat perkenalan dan penawaran produk dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) yang dikirim melalui email dan fax. Meskipun masih ada kegiatan negosiasi atau pertemuan bisnis yang dilakukan oleh kedua belah pihak. Jadi korespondensi memegang peranan penting dalam dunia bisnis dan usaha untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan lain.
Citra (image) perusahaan yang diwakili melalui kegiatan korespondensi bisa dilihat dari desain amplop, kop surat dan isi dari surat perkenalan yang berisi informasi mengenai perusahaan untuk menunjukkan integritas dan kredibilitas perusahaan. Jadi, korespondensi sangatlah penting bagi perusahaan karena merupakan salah satu pintu bagi perusahaan untuk menjalin mitra bisnis dengan perusahaan lain.
0 Comments