Dewasa ini masih banyak orang yang belum mengetahui dan memahami arti penting arsip bagi kehidupan sehari-hari baik untuk pribadi maupun organisasi. Menurut UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2,
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”
Menurut Presiden ke 2 Republik Indonesia Soeharto:1969,
“Apabila dokumen2 negara terserak pada berbagai tempat tanpa adanja suatu mekanisme jang wadjar, jang dapat menundjukkan adanja dokumen2 tersebut, apabila berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan se-mata2 karena tidak disadari nilai2 dokumen2 tersebut oleh sementara pedjabat, maka pemerintah tentu akan menanggung akibat dari pada hilangnja informasi, jang dapat menjulitkan pemerintah dalam usaha2-nja memberi pelajaran kepada rakjat.”
Sampai saat ini pengelolaan arsip masih di anggap hal sepele oleh banyak orang, padahal manfaat arsip bisa dirasakan dalam 3 (tiga) masa, yaitu:
- MASA LAMPAU: pada masa lampau arsip merupakan rekaman kegiatan dari sebuah aktivitas
- MASA KINI: pada masa kini arsip menyediakan informasi untuk pelaksanaan kegiatan
- MASA YANG AKAN DATANG: pada masa mendatang arsip menyediakan informasi yang dapat digunakan sebagai referensi untuk perencanaan
Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi, baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Manfaat arsip bagi organisasi antara lain arsip dapat dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban dan alat pembuktian yang sah apabila terjadi masalah.
Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi Arsip Dinamis dan Arsip Statis. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Yang termasuk dalam arsip dinamis, yaitu:
- Arsip Vital: Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak/hilang
- Arsip Aktif: Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus
- Arsip Inaktif: Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
Adapun Arsip Statis adalah Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk penyelenggaraan administrasi/kegiatan organisasi dan mempunyai nilai guna kesejarahan (bernilai guna permanen dan disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau di Badan atau Kantor Kearsipan Pemerintah Daerah dan Arsip Perguruan Tinggi).
Untuk lebih jelas tentang pentingnya arsip bisa dilihat di video berikut:
Source: www.youtube.com
