Office Management

žMANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN

1. žžPENGERTIAN DAN FUNGSI

žDefinisi ilmu administrasi perkantoran

rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran (Quible, 2001) untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.

A. Office Support Functions

• žFungsi Rutin

fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan

• žFungsi Teknis

fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai. Ex. Familiar terhadap software; admin & staff IT

• žFungsi Analisis

fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian. Ex ; asisten manager

 

B. žOffice Support Functions

• žFungsi Interpersonal

fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim. Ex. Satff admin sebelum jadi manager

• žFungsi Managerial

fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian. Ex. manager

 

žž   2.  MANAJER ADMINISTRASI PERKANTORAN

žMenurut Odgers (2005), manajer administrasi bertanggung jawab mengelola informasi, sistem informasi, teknologi maupun SDM yang ada untuk memaksimalkan produktivitas bagian administrasi yang dipimpinnya.

žTanggung Jawab Manager Administrasi

1.Perencanaan ; menentukan tujuan dan sasaran ; termasuk layout kantor

2.Pengorganisasian ; mendesain metode kerja yang efisien

3.Pengalokasian staf ; menyediakan tryning

4.Pengarahan ; memotivasi pegawai

5.Pengawasan ; mengkontrol kinerja karyawan

6.Tantangan ; sebagai agen perubahan

7.Kualifikasi ; harus memahamai apa yang diinginkan perusahaan, dan memenuhi kriterianya

 

C. Kiat Menjadi Staff Administrasi yang profesional

1.Menjadi orang yang efisien ; mengelola waktu, pekerjaan dan sikap

2.Mengetahui penggunaan software

3.Mengetahui prosedur dalam menyiapkan dan memroses komunikasi tertulis ; surat menyurat

4.Memahami konsep dari prosedur equipment oriented ; menguasai online database, voice mail dll

5.Mengetahui prosedur dan langkah kerja untuk bernegosiasi ;

6.Menggunakana otomatisasi kantor  ; fotocopy print

7. Menggunakan sumber data yang kredibel

8. Memahami filing dan records control

9. Memahami jasa lanyanan bank yang berhubungan dengan prosedur kantor

10. Mengetahui pentingnya job campaign

11. Menyadari peluang karier dan mobilitas pekerjaan

D. PROSPEK KARIER

• Staff Administasi, di beberapa bagian : bag. keuangan, ekspor impor, pemasaran, Sumber Daya Manusia, dll
• Yunior Secretary
• Senior Secretary

žž