Manajemen Perkantoran

Author: Dyah Widowati, SH, MM

George R. Terry menyatakan bahwa manajemen perkantoran dapat diartikan sebagai perencanaan, pengawasan dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

Dalam kegiatan manajemen sangat diperlukan fasilitas atau sarana-sarana, alat-alat, kerja yang disebut juga dengan unsur-unsur manajemen. Unsur manajemen itu lebih dikenal dengan istilah “The Six M in Management”.  Keenam unsur “M” tersebut mutlak diperlukan dalam manajemen. Keenam unsur tersebut adalah sebagai berikut :

a. Man adalah tenaga kerja manusia

b. Money adalah uang diperlukan untuk memcapai tujuan

c. Methods adalah cara atau system untuk mencapai tujuan

d. Materials adalah bahan-bahan yang diperlukan

e. Mechines adalah mesin-mesin yang diperlukan

f. Market adalah pasar atau tempat pemasaran, tempat untuk melempar hasil produksi atau karya

Fungsi Primer Dalam Administrasi | Fungsi primer dimaksudkan adalah langkah-langkah utama dan penting dalam melakukan pengendalian kerja sama sejumlah orang guna mencapai tujuan tertcntu. Langkah-langkah itu memiliki fungsi yang tidak boleh dihilangkan, dikurangi atau ditiadakan, agar berperan secara maksimal sebagai kegiatan pengendalian. Mengabaikan salah satu di antaranya, akan berakibat kegiatan pengendalian menjadi kurang atau tidak efektif dan kurang atau tidak efisien bagi terwujudnya kerja sama. Dengan demikian akan berdampak juga pada tidak tercapainya tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya.

Fungsi Primer disebut juga fungsi manajemen dalam Administrasi, karena unsur-unsurnya sama dengan yang terdapat dalam kegiatan manajemen, meskipun mungkin setiap penulis menggunikan terminologi yang berbeda. Unsur-unsur di dalam fungsi ini terdiri dari:

a. Perencanaan (Planning).

b. Pengorganisasian (Organizing).

c. Pengarahan (Commanding).

d. Koordinasi (Coordination).

e. Kontrol (Control).

f. Komunikasi (Communication).

Unsur-unsur di dalam Fungsi Primer itu jika dibandingkan dengan unsur-unsur manajemen, akan lerlihat jelas kesamaannya. Kesamaan unsur pcrtama adalah pcrencanaan (planning), unsur kedua pengorganisasian (organizing). Unsur ketiga pada manajemen disebut “pelaksanaan” (actuating) mencakup tiga unsur dalam fungsi primer administrasi terdiri dari pengarahan (commanding), koordinasi (coordination) dan komunikasi (communication). Unsur keempat sama yakni kontrol (control). Berikutnya di dalam manajemen, terdapat pula unsur kelima yakni “budgeting” (anggaran/keuangan), yang dalam Administrasi cenderung ditempatkan di dalam fungsi sekunder.

Fungsi primer ini sebagai suatu sistem dengan unsur-unsur-nya sebagai subsistem, dalam berinteraksi ibarat scbuah rantai. Peranannya dalam mengendalikan kerja sama sejumlah orang untuk mcncapai satu tujuan, sangat ditentukan oleh mata rantai yang terlemah. Misalnya kegiatan perencanaan. pengorganisasian, pengarahan, koordinasi dan komunikasi sudah baik, namun control  tenyata lemah,  maka berbagai kendala dan bahkan tidak mustahil kegagalan akan dihadapi. Demikianlah seterusnya jika lima unsur telah dilaksanakan secara efektif dan efisien, namun satu unsur masih lemah, maka sulit dihindari terjadinya kendala atau kegagalan. Keenam unsur tersebut saling berkaitan dan saling menunjang, sehingga merupakan satu kesatuan yang tak terpisahkan, yang disebut sebagai suatu sistem.

Dalam kedudukan Administrasi sebagai Umu Terapan, maka tuntutan yang perlu dipenuhi oleh seorang Administrator untuk sukses dalam melaksanakan tugasnya, tidak cukup hanya dengan memahami maksud setiap unsur teoretis. Seorang administrator justru harus mampu mempergunakan atau menerapkannya secara nyata di lingkungan organisasinya masing-masing. Mengetahui secara teoretis saja tidak akan banyak manfaatnya, karena yang diperlukan adalah keterampilan dan bahkan keahlian mewujudkannya dalam praktik sebagai seorang administrator.