Author: Teguh Sanyoto, S.E., M.M
Dosen Tetap Administrasi Bisnis Politeknik NSC Surabaya
NIDN: 0702058605
Surabaya, 21 Agustus 2024, salah satu perusahaan swasta lokal di Sidoarjo telah menyelesaikan project pembenahan pekerjaan interior di salah satu gerai yang sudah dikenal masyarakat luas yaitu Hisana Fried Chicken cabang pandegiling Surabaya. Pekerjaan dilakukan oleh Mahasiswa aktif Administrasi Bisnis Politeknik NSC Surabaya atas nama Fitra Kirana Miftachul Khoir NIM: 312022002.
Mahasiswa Administrasi Bisnis Politeknik NSC Surabaya diberi kesempatan untuk menyelesaikan proses pekerjaan interior pada salah satu gerai di daerah Pandegiling di Kota Surabaya pada bulan Agustus 2024. Memulai dari administrasi awal yaitu surat-menyurat dan proposal hingga chek list penyelesaian pekerjaan dan kontrak untuk garasi, telah di adminitrsikan dengan baik dan tidak ada kendala besar dilapangan. Persiapan administrasi yang matang sangat penting untuk memastikan keberhasilan proyek perbaikan interior.
Berikut adalah langkah-langkah administrasi yang biasanya dilakukan:
Perencanaan Proyek
Menyusun rencana proyek yang mencakup tujuan, ruang lingkup pekerjaan, jadwal, anggaran, dan sumber daya yang dibutuhkan termasuk menentukan HPP dan merencanakan pembuatan RAB. Melakukan komunikasi intensif dengan klien, juga mengidentifikasi dan mencatat semua kebutuhan klien termasuk material, alat, dan tenaga kerja yang diperlukan untuk tersebut.
Dalam proses menyususn proposal penawaran harga yang terperinci dari seluruh aspek proyek, termasuk anggaran, jadwal, dan desain yang diusulkan maka perlu survey dan seorang administrastor harus andil dan ikut terjun ke lapangan karena harus melakukan perhitungan dan pencatatan yang akan digunakan untuk mendapatkan anka jumlah total nilai pekerjaan tersebut dan mendapatkan persetujuan dari manajemen atau klien.
Membuat anggaran yang rinci, mencakup semua biaya material, tenaga kerja, peralatan, dan biaya tak terduga, menetapkan prosedur untuk memantau dan mengendalikan pengeluaran selama proyek berlangsung, memastikan semua tetap sesuai anggaran.
Koordinasi dan Komunikasi
Menyusun jadwal pertemuan rutin dengan tim proyek untuk membahas kemajuan, kendala, dan langkah selanjutnya, dan memastikan semua pihak terkait mendapatkan informasi yang mereka butuhkan, seperti perubahan jadwal, penyesuaian anggaran, atau update desain.
Pengelolaan Risiko
Catat potensi risiko yang bisa menghambat proyek, seperti keterlambatan pengiriman material, perubahan cuaca, atau masalah tenaga kerja, dan membuat rencana untuk mengurangi dampak risiko yang diidentifikasi, misalnya dengan memiliki pemasok cadangan atau menyiapkan jadwal alternatif.
Dokumentasi dan Arsip
Membuat sistem pengarsipan untuk semua dokumen proyek, termasuk surat perjanjian proposal, faktur, laporan kemajuan, dan korespondensi juga menyusun laporan kemajuan proyek secara berkala, termasuk status pekerjaan, anggaran, dan masalah yang dihadapi, untuk disampaikan kepada manajemen atau klien.
Pengadaan dan Logistik
Mengelola proses pembelian material dan peralatan yang diperlukan, termasuk permintaan penawaran dari vendor juga menentukan kualitas dan harga bahan, selain itu juga mempersiapkan distribusi bahan material untuk diaplikasikan oleh teknisi dan memastikan pengiriman material dan peralatan tiba tepat waktu dan di lokasi yang tepat.
Lakukan pemeriksaan akhir sebelum memulai pekerjaan untuk memastikan semua siap, termasuk peralatan, material, dan tenaga kerja, mengidentifikasi item-item yang belum selesai atau memerlukan perbaikan sebelum proyek dinyatakan selesai. Dengan persiapan administrasi yang baik, proyek perbaikan interior dapat berjalan lebih lancar, dengan risiko yang lebih rendah dan hasil yang sesuai dengan harapan.
Mahasiswa Administrasi Bisnis
Mahasiswa Administrasi Bisnis Politeknik NSC Surabaya yang saat ini di semester gasal tepatnya di semester 5 umumnya sudah dibekali dengan berbagai mata kuliah yang relevan untuk melakukan administrasi umum.
Mata kuliah yang mendukung kemampuan perencanaan proyek biasanya meliputi:
- Pengantar Bisnis:
Mata kuliah ini memberikan dasar-dasar perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian. Mahasiswa belajar tentang, teknik perencanaan, serta bagaimana mengelola sumber daya dan anggaran. Fokus pada pengelolaan proses produksi dan operasi bisnis, mata kuliah ini melengkapi mahasiswa dengan kemampuan untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas operasional dalam sebuah proyek. - Manajemen Keuangan:
Mahasiswa belajar tentang penganggaran, analisis biaya, dan pengendalian keuangan. Yang sangat penting dalam perencanaan proyek untuk memastikan proyek berjalan sesuai anggaran. - Komunikasi Bisnis:
Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan berbagai pihak yang terlibat dalam proyek sangat penting. Mata kuliah ini melatih mahasiswa dalam teknik komunikasi bisnis yang efisien. - Simulasi Bisnis:
Mata kuliah ini melatih mahasiswa dalam proses pengambilan keputusan. Yang berbasis data dan analisis, yang sangat penting dalam menentukan strategi dan langkah dalam proses bisnis. - Teknik Negosiasi dan Persuasi:
Kemampuan negosiasi diperlukan untuk berurusan dengan vendor, klien, dan tim. Mata kuliah ini memberikan dasar-dasar negosiasi yang efektif. - Manajemen Sumber Daya Manusia:
Memahami bagaimana mengelola tim proyek, mulai dari rekrutmen, pelatihan, hingga evaluasi kinerja, yang merupakan bagian penting dari perencanaan.
Dengan kombinasi mata kuliah tersebut, mahasiswa semester 5 Administrasi Bisnis di Politeknik NSC Surabaya sudah memiliki bekal pengetahuan. Dan keterampilan yang memadai untuk merencanakan dan mengelola proyek secara profesional. Mereka tidak hanya memahami teori, tetapi juga memiliki kemampuan praktis yang dapat diterapkan langsung di lapangan.
Politeknik NSC Surabaya membawa program kuliah sambil kerja yang memungkinkan mahasiswa untuk menyeimbangkan antara pendidikan dan pekerjaan. Program ini dirancang untuk memberikan fleksibilitas bagi mereka yang ingin mengembangkan karir sekaligus menyelesaikan studi.
Program utama meliputi:
- Jadwal Fleksibel: Kelas diselenggarakan di luar jam kerja normal, biasanya di malam hari atau akhir pekan.
- Kerja Sama dengan Industri: Politeknik NSC Surabaya memiliki kerjasama dengan berbagai perusahaan. Sehingga mahasiswa bisa mendapatkan tempat magang atau kerja sambil kuliah.
- Dukungan Akademik: Dosen dan staf akademik siap membantu mahasiswa yang memiliki jadwal sibuk untuk tetap dapat menyelesaikan tugas dan proyek.
- Kurikulum Terapan: Program ini fokus pada pembelajaran yang praktis dan relevan dengan industri. Sehingga mahasiswa bisa langsung menerapkan apa yang mereka pelajari di tempat kerja.
Manfaat program:
- Pengalaman Kerja: Mahasiswa dapat memperoleh pengalaman kerja yang berharga sambil belajar, yang meningkatkan peluang karir mereka setelah lulus.
- Keterampilan Praktis: Materi yang diajarkan di kelas langsung dapat diterapkan di tempat kerja. Sehingga memberikan manfaat ganda dalam belajar dan bekerja.
- Penghasilan: Mahasiswa bisa mendapatkan penghasilan sambil menyelesaikan pendidikan mereka.
Program ini sangat cocok untuk yang ingin memaksimalkan waktu bekerja dengan belajar secara bersamaan. Sehingga bisa seperti Mahasiswa kami Fitra Kirana M.C yang mampu menerapkan ilmunya secara aplikatif didunia bisnis dan industri.
