TUJUAN UTAMA
Biaya dan efisiensi operasi pengarsipan secara langsung dipengaruhi oleh jenis peralatan yang digunakan. Tujuan utama dalam manajemen peralatan pengarsipan adalah untuk membeli hanya peralatan pengarsipan yang diperlukan yang akan memberikan pengambilan data paling efisien dengan biaya terendah dan menggunakan ruang kantor paling sedikit.
Produsen peralatan kantor menawarkan berbagai jenis, ukuran, gaya, dan kisaran harga peralatan pengarsipan. Beberapa peralatan pengarsipan tersedia yang memenuhi banyak persyaratan efisiensi kantor. Peralatan pengarsipan yang akurat:
- menghemat 40% tenaga kerja
- membutuhkan ruang 25% hingga 45% lebih sedikit
- meningkatkan produktivitas pengarsipan dan pengambilan sebanyak 40% hingga 60%
- biaya awalnya lebih murah daripada peralatan lain.
KRITERIA PEMILIHAN PERALATAN
Aksesibilitas – Peralatan tertentu harus menyediakan akses cepat dan mudah ke arsip yang disimpannya. Karena catatan diajukan untuk referensi di masa mendatang, pengambilan informasi harus menjadi pertimbangan utama. Catatan harus dibuat seterbuka mungkin untuk pengguna yang berwenang, terletak di dekat area kerja mereka dan memiliki potensi untuk digunakan oleh beberapa orang secara bersamaan.
Biaya – Melonjaknya biaya kantor membutuhkan pemilihan peralatan yang paling ekonomis yang menyediakan aksesibilitas catatan dan pengambilan kecepatan. Peralatan dibandingkan dalam hal biaya per inci dari ruang pengarsipan yang sebenarnya.
Pemanfaatan Ruang – Ruang kantor adalah biaya berulang. Peralatan yang membutuhkan ruang yang berlebihan bisa lebih mahal dalam jangka panjang daripada biaya asli peralatan yang lebih mahal, tetapi lebih kompak. Peralatan pengarsipan harus mengkonsumsi ruang kantor minimum.
Keamanan – Sebagian besar peralatan pengarsipan dapat dilengkapi dengan kunci untuk menyediakan akses yang terkontrol. Penambahan kunci adalah metode yang paling tidak efektif untuk memberikan keamanan. Cukup sering kunci pada peralatan pengarsipan dapat segera dibuka dengan klip kertas atau kikir kuku, dan tersedia kunci utama yang akan membuka hampir semua kunci yang dibuat oleh satu pabrikan. Peralatan yang terkunci hanya akan menjauhkan mereka yang penasaran. Jika keamanan menjadi pertimbangan utama, metode terbaik dan paling murah adalah mengamankan area file dan membatasi akses ke file.
Mobilitas – Peralatan pengarsipan harus dievaluasi untuk mobilitasnya. Kantor yang sering berpindah-pindah harus menyediakan peralatan yang relatif mobile. Peralatan juga harus mobile di dalam organisasi itu sendiri.
JENIS-JENIS PERALATAN PENGARSIPAN
Di lingkungan kantor saat ini, sebagian besar peralatan pengarsipan yang digunakan adalah vertikal, lateral, rak atau mekanis. Untuk memilih peralatan yang tepat untuk pekerjaan itu, kelebihan dan kekurangan masing-masing jenis harus dipertimbangkan. Analisis komparatif tentang jenis peralatan mana yang paling memenuhi persyaratan sistem pengambilan data yang diusulkan harus dilakukan. File laci tarik tradisional memiliki beberapa kelemahan.
- Mereka sepertiga lebih mahal (berdasarkan ruang linear inci untuk biayanya) daripada sistem pengarsipan rak
- Mereka tidak dapat diakses secara visual
- Biaya pengambilan tinggi
- Mereka menghabiskan banyak ruang
- Mereka membatasi penggunaan kode warna dan kode batang
Lemari rollout lateral
Digunakan di banyak kantor sebagai alternatif untuk file laci tradisional, lemari ini pada dasarnya memiliki keterbatasan yang sama dengan lemari laci tarik.
- Tidak mungkin untuk mengekspos semua catatan dalam sistem sekaligus untuk pencarian visual
- Menggunakan kode warna dan kode batang merupakan tantangan untuk mempercepat pengarsipan, pengambilan, dan pelacakan
- Sulit beradaptasi dengan media rekaman alternatif
- Biasanya hanya satu orang yang dapat menggunakannya dalam satu waktu.
Kabinet peluncuran lateral sekarang jarang dianjurkan sebagai pilihan yang layak ketika peningkatan sistem pengarsipan direncanakan.
File mekanis (elevator daya)
File-file ini menawarkan penyimpanan arsip dengan kepadatan tinggi dari lantai ke langit-langit yang potensial yang disimpan dalam wadah yang dapat diakses dengan satu sentuhan tombol. Operator mekanis memutar tingkat rekaman yang diinginkan ke tingkat stasiun kerja yang nyaman. Keuntungan utama dari file mekanis meliputi:
- hanya menggunakan sedikit ruang lantai sambil memanfaatkan ruang tinggi yang sering terbuang dengan sangat baik
- mereka dirancang untuk digunakan dengan folder dengan tab akhir, kode warna, dan kode batang.
Kerugian utama meliputi:
- hanya satu orang yang dapat mengakses catatan pada satu waktu
- pencarian visual seluruh file terbatas karena hanya sebagian kecil file yang diekspos setiap saat
- bila dipertimbangkan berdasarkan ruang penyimpanan per inci linier yang tersedia, biayanya bisa tinggi.
File Seluler
Jenia file ini dirancang untuk menyediakan penyimpanan dengan kepadatan tinggi untuk kertas dan media rekaman lainnya. File seluler adalah file rak yang dibangun di atas trek untuk memungkinkan penyimpanan yang mudah diakses untuk sejumlah besar catatan dalam jumlah minimum ruang lantai. Penghematan ruang sebesar 40% dapat diwujudkan melalui file rak konvensional dan sekitar 80% pada lemari laci tarik.
Kebutuhan akses personel harus ditentukan dengan sangat hati-hati dan ditimbang dengan kebutuhan untuk menghemat ruang lantai ketika mengevaluasi potensi sistem ini.
Rak File Terbuka
File-file ini sangat dianjurkan untuk sistem pengarsipan dokumen kertas yang paling efisien dan hemat biaya hari ini dan masa depan. Mereka tersedia baik sebagai unit rak dasar tanpa penutup apa pun, sebagai unit mandiri dengan penutup dan kunci untuk setiap tingkat, atau sebagai unit “kotak data” yang dapat dengan mudah diperluas dan dikontrak dengan menambahkan atau menghapus pembagi individual dalam kotak. Alasan utama mengapa konversi harus dilakukan ke sistem berbasis rak meliputi:
- sistem ini memungkinkan akses visual ke catatan
- mudah beradaptasi untuk digunakan dengan kode warna dan kode batang
- menghemat ruang lantai
- menggunakan ruang tinggi yang sering terbuang
- kira-kira sepertiga lebih murah (berdasarkan kapasitas per inci linier) daripada file laci.
