Author: Dyah Widowati, SH, MM
A. Pengertian Organisasi Kantor
Organisasi adalah satu jenis wadah perlengkapan di masyarakat yang dibikin oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efesiensi kerja tertentu yang sebesar-besarnya. Sebagai wadah anggota organisasi melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan, organisasi dianggap penting. Anggapan tersebut tidak salah karena :
a. Organisasi mengandung delegasi tugas (seseorang tidak dapat mengerjakan semuanya dengan sendiri)
b. Organisasi mempengaruhi koordinasi
c. Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan
d.Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas
e.Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pegawai
Lima dasar dari sebuah organisasi menurut Henry Mintzberg adalah:
- The Operating Core
Para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa. - The Strategic Apex
Yang termasuk dalam hal ini adalah manajer tingkat puncak (Top Management). - The Middle Line
Para manajer yang menjembatani manajer tingkat atas dengan bagian operasional. - The Technostructure
Pegawai yang diserahi tugas untuk menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam organisasi. - The Support Staff
Pegawai yang memberikan jasa pendukung tidak lansung terhadap pencapaian tujuan organisasi.
B. Prinsip Organisasi Perkantoran
Menurut Neuner dan Keeling (dalam Priansa dan Garnida) prinsip organisasi kantor ada delapan, yaitu:
- Prinsip tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya. - Prinsip kesatuan fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Organisasi perkantoran merupakan suatu sistem yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan. - Prinsip hubungan individual
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaannya masing-masing. - Prinsip kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan. - Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap pegawai harus diberikan wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut. - Prinsip laporan kepada pimpinan tunggal
Agar setiap pegawai mengetahui dengan jelas kepada siapa melapor, maka tiap pegawai dalam kantor harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan. - Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan
Pengawaan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan, dan juga merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang datang. - Prinsip jangkauan pengawasan
Jangkauan pengawasan di bawah pengawasan lansung dari seorang manajer kantor seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan maka semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan.
C. Struktur Organisasi
Struktur suatu organisasi menggambarkan bagaimana suatu organisasi itu dirinya sendiri, bagaimana mengatur hubungan antar orang dan antar kelompok secara formal. Pembuatan struktur organisasi memerlukan elemen yang dapat menunjang keberhasilan organisasi yang terdiri dari:
- Spesialisasi Pekerjaan
Maksud daripada spesialisasi pekerjaan daripada pekerjaan dilakukan oleh satu orang namun menangani banyak hal, lebih baik pekerjaan tersebut dipecah menjadi sejumlah pekerjaan yang spesifik yang dibebankan pada seseorang atau beberapa orang pegawai. Dengan pengulangan tugas yang serupa dalam jangka waktu yang lama akan meningkatkan tingkat produktivitas dan efisiensi sebuah pekerjaan. Namun, disisi lain, hal ini akan meningkatkan rasa bosan, stres, kualitas pekerjaan yang rendah, meningkatnya mangkir dari kerja, dan tinggi turn over. - Rantai Komando
Rantai komando merupakan garis tidak putus dari rangkaian wewenang yang ada dalam organisasi. Sehingga dalam hal ini terdapat dua hal penting yaitu:
a. wewenang
Mengacu pada kemampuan untuk memberikan perintah dan mengharapkan perintah tersebut dipatuhi. Untuk mempermudah koordinasi, merupakan hak yang melekat pada posisi manajerial.
b. Kesatuan komando.
Menyatakan bahwa seorang pegawai seharusnya mempunyai satu pemimpin dan hanya kepada satu pemimpin pegawai bertanggung jawab lansung. - Rentang Pengawasan
Unsur ini mendekripsikan pada jumlah orang yang secara lansung mempertanggungjawabkan pekerjaannya sesuai dengan tingkatan/hirarki organisasi. Rentang pengawasan yang besar akan menjadikan manajer dapat mengawasi bawahannya lebih dekat dan sering memberikan masukan. Namun hal ini akan membebani biaya staf, karena harus menambah jumlah manajer atau supervisor, serta pengambilan keputusan menjadi lambat. Sehingga saat ini banyak diimplementasikan rentang pengawasan yang lebar. - Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi mengacu pada pengambilan keputusan yang terpusat pada organisasi. unsur ini hanya mencakup wewenang formal, yaitu hak-hak yang terkait dengan posisi pekerjaan.
Desentralisasi, lebih cepat untuk memecahkan masalah karena lebih banyak pegawai yang memberikan masukan bagi keputusan organisasi - Formalisasi
Unsur ini didefinisikan sebagai dokumen tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah pekerjaan. Para pegawai melaksanakan pekerjaan yang sama dengan cara yang sama persis dan menghasilkan output yang sama. - Departementalisasi
Berbicara struktur organisasi tentunya berpikir bagan organisasi. Bagan organisasi tersebut disebut dengan departementalisasi. Bagan organisasi menunjukkan susunan fungi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan diantaranya. Suatu departementalisasi merupakan dasar yang dipakai dalam mengelompokkan pekerjaan, yaitu menspesifikasikan bagaimana suatu pegawai dan aktivitasnya dikelompokkan.
Struktur organisasi, saat ini terdapat bermacam-macam struktur organisasi yang biasa dijumpai dalam suatu organisasi:
- Struktur garis
- Bentuk kekuasaan dan tanggung jawab berjalan dari pimpinan sampai kebawahan, yaitu para pejabat yang memimpin kesatuan-kesatuan organisasi. Organisasi bersifat langsung, lalu lintas kekuasaan berlangsung secara vertikal.
- Tipe organisasi ini masih kecil dan sederhana sehingga hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan dilaksanakan secara langsung (face to face).
- Kelebihan : karyawan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawabny atas pekerjaannya yang diembannya. Pengambilan keputusan juga dapat dilakukan dengan cepat.
- Kekurangan : kurang fleksibel dalam menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih luas dan kompleks
2. Struktur garis dan staf
- Organisasi ini disusun dalam bentuk lurus/line, tetapi di pihak lain diadakan pejabat-pejabat ahli, yaitu untuk memberikan nasihat dan bantuan terhadap kesatuan-kesatuan tertentu.
- Tiap pejabat ahli memimpin suatu kesatuan mengenai fungsi tertentu, tetapi tidak mempunyai kekuasaan untuk langsung memerintah para pekerja atau meminta tanggung jawab mereka.
- Kelebihan : posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan staf, dan fleksibilitas dari personal staf dapat memudahkan mereka untuk melaksanakan dan menyelesaikan proyek baru dengan jumlah waktu yang minimun.
- Kekurangan : konflik antara karyawan posisi garis dan staf sering menjadi masalah.
3. Struktur fungsional
- Terdapat struktur dimana tugas, orang, dan teknologi yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis dibagi menjadi group-group “fungsional” yang terpisah. Hal ini banyak ditemukan pada perusahaan yang mempunyai area spesialisasi sebagai dasar eksistensi sebuah departemen. Mereka mempunyai wewenang garis dan fungsional; wewenang garis pada bawahan unit kerjanya dan wewenang fungsional pada aktivitas departemen lain yang terkait dengan area spesialisasinya.
- Kelebihan : keahlian yang dimiliki seorang spesialis fungsional, sehingga memudahkan dalam memecahkan masalah yang terjadi pada area tertentu dibawah wewenangnya.
- Kekurangan : kebingungan karyawan apabila mempunyai dua atau lebih supervisor, dan kemungkinan manajer untuk menghindari area yang diwewenangi secara fungsional sehingga berdampak negatif bagi koordinasi aktivitas tertentu.
4. Struktur produk
- Struktur ini digunakan jika perusahaan memutuskan untuk menggunakan produk yang dihasilkan sebagai dasar penetapan atau pembuatan struktur organisasinya. Tiap produk utama diberikan status divisi, dan ofisial tingkat tinggi. Struktur produk berfungsi dengan baik ketika berbagai divisi terpisah pada beberapa wilayah satu sama lain. Struktur produk mengelompokkan pekerja berdasarkan geografi, klien, atau output (produk/jasa).
- Kelebihan : memungkinkan beberapa divisi untuk mengembangkan proses dan prosedur yang dianggap baik.
- Kekurangan : dimungkinkannya tiap divisi untuk berjalan dengan caranya masing-masing dibandingkan dengan struktur lain, hal ini dapat mengakibatkan kegagalan beberapa divisi dalam pencapaian tujuannya.
5. Struktur organisasi matrik
- Struktur ini melibatkan karyawan yang direkrut sementara dari beberapa area fungsional yang dibutuhkannya. Biasanya yang direkrut memiliki keahlian tertentu yang dibutuhkan proyek yang akan atau sedang dikerjakan. Pada struktur ini karyawan dapat memiliki pekerjaan yang terpisah—pada proyek dan pada posisi permanen. Ketika proyek selesai, karyawan kembali ke unit atau departemen asalnya.
- Kelebihan : memungkinkan perusahaan memperkerjakan karyawan dengan keahlian tertentu untuk menyelesaikan suatu proyek yang rumit.
- Kekurangan : karyawan kemungkinan mempunyai 2 supervisor; manajer dari area fungsional dan manajer proyek. Situasi ini menyalahi prinsip kesatuan komando.
6. Struktur organisasi tim/struktur tim
Struktur tim memiliki beberapa perbedaan ciri dibandingkan dengan bentuk organisasi yang lain. di dalam struktur tim terdapat self-directed work teams (SDWTs) meliputi satu pekerjaan yang saling berkaitan dan tim tersebut memiliki otonomi substansial untuk mengeksekusi pekerjaan. Tim biasanya diorganisasikan berdasarkan proses pekerjaan. Struktur hiraki tim berbentuk rata (flat).
Desain Organisasi
Desain organisasi merupakan proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Setelah mengetahui berbagai macam struktur organisasi, hal yang perlu dilakukan merancang pekerjaan untuk masing-masing posisi yang diikuti dengan analisis dan bagaimana mendeskripsikan pekerjaan yang telah didisain sebelumnya.
Ada 3 hal penting yang berpengaruh pada proses merancang sebuah pekerjaan yaitu:
- Analisis alur kerja (work flow analysis) yang mendeskripsikan bagaimana pekerjaan sebagai input menambah nilai terhadap sebuah pekerjaan yang nantinya akan dilanjutkan oleh pekerjaan yang lain.
- Strategi bisnis yang di ambil dan bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi tersebut.
- Analisis pekerjaan, merupakan proses pengumpulan informasi yang akan digunakan dalam membuat keputusan tentang pekerjaan. Dilakukan dengan mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab.
Ada 5 pendekatan yang dapat dilakukan dalam merancang pekerjaan:
- Penyederhanaan pekerjaan
- Pemekaran pekerjaan.
- Perotasian pekerjaan.
- Pemerkaya pekerjaan.
- Desain Pekerjaan berdasarkan tim.
Deskripsi pekerjaan bukan sekedar menjelaskan pekerjaan akan tetapi juga menjelaskan tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan sebagainya. Hal ini tentunya untuk menghindari overlapping antara pekerjaan satu dengan yang lainnya. Dengan demikian deskripsi pekerjaan mempunyai elemen-elemen penting, yaitu:
a. Identifikasi informasi, dengan mengidentifikasi nama pekerjaan, lokasi dan sumber dari informasi analisis pekerjaan, wewenang mendeskripsikan pekerjaan, dan semua hal yang menyediakan informasi mengenai deskripsi pekerjaan.
b. Ringkasan pekerjaan, meringkas kewajiban, tanggung jawab, dan lokasi pekerjaan dalam struktur organisasi.
c. Hubungan, tanggun jawab, kewajiban menjelaskan apa yang telah dilakukan pada pekerjaan, bagaimana penyelesaiannya, dan mengapa harus diselesaikan.
d. Standar kinerja, menetapkan standar-standar yang bisa tercapai oleh karyawan pada masing-masing tugas dan tanggun jawab dari deskripsi pekerjaan.
e. Kondisi kerja, merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada pekerjaan, misalnya masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.
f. Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimun
Spesifikasi pekerjaan merupakan karakteristik karyawan yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan secara baik. Kualifikasi minimum merupakan standar minimum yang harus dimiliki seorang pelamar utuk pekerjaan yang dimaksud.
