Author: Dyah Widowati
Interaksi dalam bentuk komunikasi merupakan unsur yang pertama dari segenap organisasi. dapat dikatakan bahwa komunikasi merupakan urat nadi pelaksanaan aktivitas organisasi, dan dengan komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi, disamping juga perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat tersampaikan secara cepat, tepat, dan jelas.
A. Komunikasi dan Komunikasi Kantor
Menurut Para Ahli, Komunikasi ialah :
- Everett M. roger (pakar sosiologi pedesaan amerika ). Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada satu peneriama atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.
- Roger dan D. Lawrence Kincaid. Komunikasi adalah sebuah proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan peraturan informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yang mendalam.
Dari beberapa definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan saluran komunikasi yang diharapkan menimbulkan umpan balik dari komunikan, dalam rangka mencapai tujuan tertentu.
KOMUNIKASI KANTOR
Komunikasi kantor merupakan proses penyampaian informasi, instruksi, atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas tertentu. Penyampaian dapat berasal dari seorang pimpinan kepada pegawai, pegawai kepada pimpinan, maupun antar pegawai dilingkungan kantor tersebut, ataupun dari luar kantor baik secara lansung ataupun tidak lansung dengan media agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif.
Proses Komunikasi
- Pengirim (komunikator) mengirimkan pesan dengan cara menyandikan pemikirannya. Pesan adalah produk fisik aktual dari penyandian oleh komunikator Pembicaraan, tulisan, gerakan, ekspresi wajah adalah pesan.
- Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan. Saluran formal disediakan oleh organisasi,, dan mengikuti rantai otoritas dlm organisasi. Saluran informal, diciptakan secara spontan dan muncul sebagai tanggapan thd pilihan-pilihan individual.
- Penerima (komunikan) adalah obyek yg menjadi sasaran pesan. Sebelum pesan diterima, dilakukan penerjemahan sandi shg simbol-simbol pesan dapat dipahami oleh komunikan.
- Gangguan, mewakili berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan. Baik datang dari pengirim, saluran, penerima maupun umpan balik.
- Umpan balik, adalah sarana pengecekan apakah pesan telah diterima seperti yg dimaksudkan pada awalnya.
BENTUK KOMUNIKASI
Komunikasi yang berlangsung di lingkungan kantor dapat berupa komunikasi internal maupun komunikasi eksternal.
Komunikasi internal adalah semua pesan yang dikirim dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun informal. Tiga dimensi komunikasi internal adalah:
Komunikasi Eksternal merupakan komunikasi yang dilakukan dengan khalayak di luar organisasi. Tujuan komunikasi eksternal untuk:
MODEL KOMUNIKASI
Banyak ilmuwan yang telah merumuskan berbagai model komunikasi. Kali ini, akan kita bahas 3 model komunikasi yang paling sederhana.
PENGARUH TEKNOLOGI TERHADAP KOMUNIKASI
Oleh karena itu komunikasi kantor harus efektif, yaitu pesan yang disampaikan harus diterima dengan baik oleh komunikan. Agar komunikasi efektif, komunikator harus merencanakan komunikasi dengan baik, yaitu merumuskan pesan dengan jelas, menggunakan cara yang dapat dimengerti oleh penerima pesan, menyampaikan pesan secara lengkap, dilakukan dalam waktu yang tepat serta menggunakan media yang benar.
FAKTOR-FAKTOR YANG MENYEBABKAN KOMUNIKASI EFEKTIF
Faktor-faktor tersebut terdiri atas tujuh faktor sehingga disebut dengan the seven c’s communication, yaitu sebagai berikut:
- Credibility (Kepercayaan)
Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil atau menghambat komunikasi. - Context (Perhubungan Pertalian)
Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. Misalnya situasi atau keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil. - Content (kepuasan)
Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan, antara kedua belah pihak. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator. - Clarity (kejelasan)
Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita, kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang. - Capability and Consistency (Kesinambungan dan Konsistensi)
Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu. - Capability of Audience (Kemampuan pihak penerima berita)
Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima berita. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita. - Channels of distribution (Saluran pengiriman berita)
Agar komunikasi berhasil, hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum.Saluran komunikasi yang sering dipergunakan, bisa melalui radio, televisi dan telepon.
Media Komunikasi Kantor
Media komunikasi yang tepat akan menunjang keberhasilan kerja dalam komunikasi. Komunikator harus mampu memutuskan media komunikasi mana yang akan dipakai dari media komunikasi yang ada di kantor. J.C. Denyer (dalam The Liang Gie, 1992:63), mengklasifikasikan media komunikasi kantor menjadi:
- Sistem komunikasi tulisan (writen communication)
Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas pengantar sendiri, telegram dan warkat tertulis lainnya. - Sistem komunikasi lisan (oral communication)
Ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor sendiri, radio atau hanya corong udara. - Sistem mekanis (mechanical system)
Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, sampai televisi - Sistem panggilan tugas (staff location system)
Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil seseorang petugas dalam lingkungan pembangunan atau badan usaha yang luas seperti, misalnya: manajer produksi di beberapa pabrik
Karena komunikasi yang berlangsung di dalam kantor dan di luar kantor, maka media komunikasi pun dapat dikelompokkan menjadi media komunikasi intern dan media komunikasi ekstern, pembagian media ini dikemukakan oleh I.G. Wursanto (1087:83) dengan mengklasifikasikan berdasarkan sifat media komunikasi antara lain :
- Media Komunikasi Eksternal, menurut sifatnya :
– Media cetak, ialah segala barang cetak seperti surat kabar, majalah, brosur, pamflet, buletin dan sebagainya.
– Media visual, ialah media yang dapat dilihat seperti film, televisi, foto, lukisan, pameran.
– Media auditif, ialah media yang dapat di dengar. Termsuk media ini, misalnya radio, telepon, tape, recorder, gramafon.
– Media audio-visual, ialah media yang dapat dilihat maupun media yang dapat didengar. Termasuk media ini, misalnya televisi, film, video. - Media Komunikasi Internal ialah media yang dipergunakan dalam komunikasi internal.
Komunikasi internal kami namakan komunikasi kantor, yaitu komunikasi yang berlangsung dalam suatu kantor.
a. Saluran media komunikasi internal tertulis:
– Uraian tugas
– Buku pedoman (manual handbook)
– Majalah atau buletin
– Memo atao nota dalam
– Papan pengumuman
– Laporan tahunan
– Penyusunan anggaran
b. Saluran media komunikasi ke atas tertulis
– Menyediakan kotak saran
– Mengadakan suggestion plan
– Grievance procedure, bertujuan untuk mengetahui keluhan, keinginan, tuntutan para karyawan, serta masalah lain yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan, dengan cara menyediakan formulir yang harus diisi oleh para karyawan, baik dengan menyebutkan identitas para karyawan maupun tidak menyebutkan identitas para pegawai yang bersangkutan.
Dalam era teknologi informasi yang saat ini banyak mendukung dalam memenuhi komunikasi diperkantoran, seperti:
- Internet, intranet, extranet
- Email dan pesan instant
- Pesan suara
- Konferensi video dan telecoferensi
- Smart phones dan telepon genggam
- Pertemuan elektronik
SARAN-SARAN ETIKET E-MAIL:
- Membaca e-mail orang lain adalah tidak etis dan harus dihindari
- Jika suatu e-mail memiliki attachment, jangan buka bila pengirimnya tak diketahui
- Jangan kirimkan suatu e-mail bila Anda tidak ingin isinya diketahui orang banyak
- Pastikan e-mail Anda pendek, langsung pada intinya, dan tidak vulgar
- Jangan mengirim pesan pribadi lewat komputer perusahaan
- Gunakan tata bahasa dan format yang benar, dan bahasa yang ringkas
- Balaslah e-mail yang masuk sesegera mungkin
- Jangan membalas e-mail ketika Anda sedang marah
- Hindari meneruskan e-mail yang Anda terima tanpa izin dari pengirim asal.
PRAKTIK TERBAIK PESAN SUARA:
- Organisasikan pikiran Anda sebelum mengangkat telepon
- Identifikasikan permintaan yang spesifik, ringkas yang bisa dikirimkan via voice mail
- Sebutkan nama Anda, waktu dan tanggal, nama perusahaan Anda, dan tujuan panggilan Anda
- Pastikan pesan sederhana dan tepat
- Katakan apa yang Anda harapkan penerima pesan lakukan
- Berikan alasan dari permintaan
- Katakan “terima kasih”
- Akhiri dengan, “Silakan hubungi saya pada nomor berikut . . .”
B. KANTOR VIRTUAL
Kantor virtual (Virtual office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.
Kemampuan otomasi perkantoran yang menghubungkan orang-orang secara elektronik telah membuka jalan baru bagi pekerjaan kantor, yang menghilangkan kebutuhan melakukan pekerjaan kantor di kantor, sehingga pekerjaan kantor dapat dikerjakan di mana saja pekerja berada.
PENGARUH KANTOR VIRTUAL
Keuntungan kantor virtual
– Menekan biaya fasilitas.
– Menekan biaya peralatan.
– Jaringan komunikasi formal.
– Menekan penghentian kerja.
– Kontribusi sosial.
Keuntungan-keuntungan tersebut adalah keuntungan untuk perusahaan, hanya kontribusi sosial yang merupakan keuntungan bersama dengan pekerja.
Kerugian kantor virtual
– Tidak berperasaan.
– Kekhawatiran kehilangan pekerjaan.
– Semangat rendah.
Kerugian-kerugian tersebut adalah kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi perusahaan tidak begitu berpengaruh.
STRATEGI KANTOR VIRTUAL
- Menyediakan sumberdaya komputer.
- Menyediakan akses pada sumber informasi.
- Menyediakan pasokan non komputer.
- Menyusun forwarding panggilan telepon.
- Menggunakan conference call.
- Menjadwalkan pertemuan rutin.
- Mengikuti kerja rutin.
- Kantor virtual membutuhkan kerjasama antara perusahaan dan pekerja.
APLIKASI OTOMASI PERKANTORAN
- Word processing.
- Electronic mail.
- Voice mail.
- Electronic calendaring.
- Audio conferencing.
- Video conferencing.
- Computer conferencing.
- Facsimile transmision.
- Video text.
- Imaging.
- Desktop publishing.
