Sekretaris adalah wajah perusahaan yang ditemui tamu yang datang ke perusahaan. Sekretaris dituntut mampu memberikan kesan terbaik. Disini kesan pertama seseorang atas perusahaan didapat dari bagaimana seorang sekretaris memperlakukan tamu (guest).
A. Pengertian Tamu Kantor
Tamu Kantor adalah Seseorang atau kelompok yang datang ke sebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Sekretaris diharapkan untuk mampu menciptakan suasana yang menyenangkan agar tamu merasa nyaman dan tamu mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Tugas sekretaris disini adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu, mulai dari:
- Membuat janji
- Konfirmasi, sampai
- Menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor
B. Kewajiban Sekretaris
Seorang sekretaris harus memiliki kemampuan dan kewajiban untuk:
- Harus mengetahui dan memahami sifat pertemuan
- Tahu kedudukan atau pangkat dari tamu yang datang
- Memahami perilaku tamu yang datang ke kantor
- Sekretaris wajib menanyakan nama tamu
- Sekretaris wajib menanyakan keperluan tamu
- Sekretaris wajib mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya
C. Prinsip – Prinsip dalam Menerima Tamu
Terdapat 2 prinsip yang harus diperhatikan oleh seorang sekretaris, yaitu prinsip umum dan khusus.
1.Prinsip Umum: Perhatikan prioritas tamu yang datang ke kantor dan perlu dipertimbangkan apabila tamu sudah memiliki janji, usahakan untuk menepati waktu dan apabila pimpinan yang akan ditemui sedang ada tugas di luar kantor, maka sekretaris wajib memberitahukan sebelum tamu sampai di kantor atau minta maaf bila terpaksa datang terlambat. Selain itu apabila tamu masuk, sekretaris hendaknya berdiri, tersenyum, dan berikan sapaan ramah kepada tamu.
2.Prinsip Khusus meliputi Penanganan ruangan tamu, dimana:
a. Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
b. Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti:
– buku tamu
– kartu pengenal tamu
– majalah/koran
– brosur/katalog perusahaan
– tempat sampah/asbak
c. Sekretaris menunjukkan sikap selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.
D. Etika dalam Melayani Tamu
1. Apabila tamu datang segera sambut, jangan sekedar menengok ke samping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.
2.Ketika mengantar tamu tunjukkan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menunjuk arah dengan telunjuk adalah sifat yang tidak sopan.
3.Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan, sekretaris sebaiknya:
- Berjalan agak ke depan
- Posisi sedikit miring sambil
- Sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
4.Membukakan pintu untuk tamu
- kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilakan tamu untuk masuk
- bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilakan tamu untuk masuk terlebih dahulu.
5.Tamu yang diterima biasanya dipersilakan untuk masuk dan menunggu di ruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.
E. Formulir Kedatangan Tamu
Hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan telpon, formulir kedatangan tamu memuat informasi tentang tamu yang datang dan harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya. Form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. Formulir harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan. Setelah tamu mengisi kartu tamu maka sekretaris akan mencatatnya di buku tamu sehingga ada arsip data yang jelas.
Contoh Kartu Tamu
Contoh Buku Tamu
Berikut adalah contoh video dari mahasiswa semester 2 Politeknik NSC Surabaya dalam menghandling tamu.
