Untuk dapat menulis surat secara baik dan benar dengan bahasa surat yang yang baik maka penulis harus memahami pokok bahasan yang mencakup maksud dan tujuan dari penulisan surat, kemudian menetapkan masalah apa yang akan dituliskan dalam surat, misalnya membuat surat klaim/keluhan atas pembelian barang, penulis harus menulis seputar masalah barang yang akan diajukan klaim. Pokok bahasan yang akan ditulis haruslah secara logis, sopan dan runtut. Di dalam suatu paragraf isi surat terdapat pesan yang harus disampaikan oleh si pengirim kepada penerima surat. Pesan yang disampaikan harus komunikatif dan mudah dipahami oleh si penerima surat. Berikut ini adalah syarat-syarat bahasa surat yang baik yaitu :
- Menggunakan bahasa Indonesia yang baku : Kata yang baku atau standar adalah kata yang danggapa paling benar ditinjau dari segi penulisan dan pengucapannya.
- Menggunakan Ejaan yang disempurnakan (EYD) : Ejaan yang berlaku untuk bahasa Indonesia sekarang ini adalah Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Ketentuan pemakaian ejaan ini terdapat dalam buku tersendiri yaitu Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan, ruang lingkupnya adalah :pemakaian huruf, penulisan huruf, penulisan kata, penulisan unsur serapan dan pemakaian tanda baca.
- Sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku di dalam dunia surat menyurat. Contohnya, bagaimana pemilihan kata, pemakaian EYD, penyusunan paragraf dan penyusunan kalimat.
- Tidak menggunakan singkatan, kecuali lazim digunakan dalam surat menyurat. Contohnya, Yth, Bpk, Sdr, PT
- Tidak menggunakan kata-kata yang sulit dan istilah yang belum banyak digunakan. Apabila menggunakan singkatan sebaiknya ditulis kepanjangannya. Contohnya, PMI (Palang Merah Indonesia). HIPMI (Himpunan Pengusaha Muda Indonesia).
Contoh surat
