Pengurusan dan Pengendalian Surat meliputi kegiatan bagaimana dalam menangani baik surat masuk maupun keluar, yang jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi organisasi yang bersangkutan.
Adapun kelemahan dan kerugian apabila pengendalian surat tidak dilaksanakan dengan baik meliputi:
– Kerugian
- Surat dan informasinya bisa hilang
- Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata
- Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur
+ Keuntungan
- Surat akan tercatat dengan baik
- Prosedur penanganan surat jelas
- Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan
- Rahasia akan terjaga
Pengurusan dan pengendalian surat berbeda antara perusahaan besar dan perusahaan kecil. Perusahaan besar meletakkan tanggung jawab dalam pengurusan surat kepada SEKRETARIS dan BAGIAN KHUSUS (MISALNYA: BAGIAN ARSIP). Sedangkan perusahaan kecil hanya ditangani oleh SEKRETARIS.
Dalam mengendalikan dan mengurus surat dapat menggunakan Buku Agenda atau Kartu Kendali. Berikut adalah perbedaan keduanya:
Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Jenis buku agenda ada 3, yaitu:
- Buku agenda tunggal/campuran
- Buku agenda berpasangan
- Buku agenda kembar
Sedangkan Sistem Kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan surat. Ciri-ciri kartu kendali:
- Pada sistem kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa
- Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah
Dengan adanya pengurusan dan pengendalian surat, baik surat masuk ataupun keluar, diharapkan terdapat kejelasan penerimaan surat, pencatatan, pendistribusian, pemrosesan surat lebih lanjut, hingga pengiriman surat, dimana pengelolaannya yang cepat dan tepat sampai kepada Pengolah dan terdapat penanganan tindak lanjut yang jelas.
