Penyimpanan Arsip secara Konvensional

Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya dimasa-masa yang akan datang. Penyimpanan arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman , terjaga dan terpelihara. Untuk kepentingan agar arsip aman, terjaga dan terpelihara, maka penyimpanan fisik arsip sebaiknya menggunakan asas penyimpanan. Penyimpanan arsip secara konvensional memiliki tiga asas yang dapat diterapkan yaitu:

1. Asas Sentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat (sentral) pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan.Dalam praktek penyimpanan arsip yang menggunakan penyimpanan asas sentralisasi, penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang. Dengan melihat kondisi seperti ini maka asas sentralisasi sesuai untuk organisasi yang lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.Struktur organisasi yang menggunakan asas penyimpanan sentralisasi:
2. Asas Desentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengelolaan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi.Dalam praktek penyimpanan arsip yang menggunakan penyimpanan asas desentralisasi, pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola. Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing. Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih cepat dan surat tersebut manjadi lebih cepat diproses dan ditindaklanjuti. Kelemahannya yaitu kemungkinan terjadinya ketidakseragaman sistem dan prosedur pengendalian dan pencatatan surat di samping tentu saja kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak efisien.

3. Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan) adalah gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi, yaitu masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat.Asas desentralisasi terkendali merupakan kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi dalam arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan dan desentralisasi dalam pelaksanaannya. Asas ini terutama dilakukan oleh organisasinya yang relative besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan dari kedua asas di atas.

Struktur organisasi yang menggunakan asas penyimpanan gabungan: