MEMBUAT RAPAT LEBIH EFEKTIF
Rapat adalah salah satu pembuang-buang waktu teratas dalam organisasi bisnis, meskipun rapat merupakan alat penting agar orang mendapatkan informasi dan supaya segalanya berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Dalam hal ini, yang menjadi masalah dalam rapat adalah rapat berlansung terlalu lama, dapat keluar dari pokok pembicaraan, dan dapat membuat orang menjadi jengkel atau tidak puas.
Beberapa hal yang bisa dilakukan agar rapat menjadi pengalaman pertemuan yang menyenangkan dan memberi kekuatan:
- Sebelum rapat
a. Rapat harus direncanakan dan dipersiapkan dengan baik
Seminggu sebelum rapat diadakan haruslah undangan dan agenda serta dokumen pendukung telah dipersiapkan dan dibagikan ke peserta rapat. Usahakan rapat seringkas mungkin apabila membutuhkan waktu panjang rencanakan waktu istirahat sehingga peserta rapat berkesempatan untuk merenggangkan anggota badan dan mengambil udara segar.
b. Setiap orang harus mengetahui maksud dan tujuan rapat
Jika setiap orang mengetahui hasil yang diharapkan maka rapat diharapkan akan efektif, untuk itu diperlukan fokus pada diskusi pada tujuan yang disepakati.
c. Waktu yang tersedia harus ditata secara tepat
Agenda rapat harus benar-benar memuat waktu yang tepat agar si pembicara dapat menyampaikan semua masalah dan mendapat solusinya. Untuk itu diperlukan berkata dengan singkat sehingga batas waktu dapat tercapai.
- Pada saat rapat
a. Peserta rapat harus didorong untuk berkomunikasi secara efektif
Pemimpin rapat harus bisa memimpin dan mengarahkan semua peserta rapat untuk melakukan diskusi yang terfokus, agar sedikit waktu yang terbuang, sehingga diharapkan semua peserta akan mampu memahami.
b. Rapat harus difasilitasi secara efektif
Pemimpin rapat harus bisa mengarahkan peserta rapat tetap fokus pada masalah, mengurangi pengulangan, dan memastikan bahwa semua peserta rapat mempunyai kesempatan yang sama untuk memberikan kontribusi.
c. Para peserta rapat harus mengkaji ulang keefektifan rapat
Mengkaji ulang jalannya rapat ketika akan di tutup cukup memberikan manfaat. Diharapkan ada umpan balik dan pendapat yang pada waktu selanjutnya akan meningkatkan hal-hal yang diperlukan dalam rapat..
- Selesai rapat
Notulis harus bisa merumuskan semua pendapat dalam rapat dalam suatu notula yang efektif dan dimengerti semua peserta rapat. Sehingga notula tersebut dapat memberikan informasi dalam membuat suatu keputusan, menyelesaikan masalah, memecahkan konflik atau sekedar mengkaji kemajuan suatu proyek, dan meneruskannya ke tahap berikutnya.
