Yang Benar dan Salah Tentang Pengarsipan
Pengarsipan merupakan alat pengorganisasian yang mendasar. Ketika sistem penyimpanan kearsipan telah dipilih dan diterapkan secara konsisten dan sistimatis diharapkan untuk memudahkan penemuan kembali jika diperlukan.
Untuk itu diperlukan seseorang yang ahli dalam bidang kearsipan agar file-file tidak bertumpuk di lemari arsip/filing cabinet, diperlukan perlengkapan-perlengkapan menunjang penyimpanan:
1. folder arsip kosong berwarna-warni
2. label untuk folder arsip
3. spindol tahan air
4. stiker warna untuk penanda
5. penjepit kertas
6. fastener
beberapa kiat-kiat pengarsipan:
a. lebih sedikit arsip lebih memudahkan
cek dan teliti folder-folder arsip yang kecil, beri tanggal penerimaan surat kemudian pilah dan tata dalam
satu odner atau tata dalam laci filing cabinet setelah diberikan label kode arsip.
b. menempatkan arsip-arsip pengingat
buatlah rotasi arsip harian dan mingguan yang berfungsi sebagai pengingat akan memberikan manfaat
besar. Misal satu surat masuk ke meja Saudara pada bulan Maret yang tampaknya menarik, tapi baru
harus ditindaklanjuti bulan April, jika Saudara mempunyai folder arsip untuk setiap bulan dalam satu tahun,
makanya surat tersebut dapat ditempatkan di folder bulan April.
c. arsip elektronik/digital
pengarsipan dengan sistem elektronik/digital sudah banyak diterapkan saat ini di organisasi dikarenakan
semakin sempitnya lahan untuk penyimpanan arsip manual.
keuntungan-keuntungan melakukan penyimpanan arsip secara digital:
1. menjamin kerahasiaan
2. melindungi arsip dari kerusakan musuh arsip, seperti serangga, udara, kelembaban dll
3. memudahkan untuk menemukan kembali
4. masa hidup arsip akan lebih lama
5. menghemat ruang, tenaga, waktu
6. efisiensi biaya
