TIPS JITU MENULIS SURAT BISNIS
1. Pertimbangkan siapa pembaca surat anda
Agar dapat berhubungan dengan mereka serta mengerti situasinya. Hal ini akan membangun hubungan bisnis.
2. 1. Responsif
Harus mengerti kebutuhan pelanggan agar dapat merespon keinginannya.
3. 2. Lebih bersifat pribadi
Jangan menulis alamat tujuan dengan kata-kata untuk pihak yang berkepentingan, dan jangan
menggunakan formulir surat dalam bentuk fotocopi. Dan hindari menggunakan bahasa sehari-hari seperti
“kau tahu” atau “maksud saya” atau “ingin”. Sebaiknya tulislah surat tersebut secara personal sehingga
pelanggan merasa dihargai.
4. 3. Ringkas dan lansung
Gunakan bahasaa yang jelas dan mudah dimengerti sehingga mengurangi kesalahpahaman yang mungkin
terjadi. Sebelum menulis surat gunakan proses lima langkah yaitu:
a. Tulis daftar topik yang ingin disampaikan
b. Dalam setiap topik, tulis semua daftar kata kunci, misal: argumen, dan fakta.
c. Cek kembali setiap topik di outline agar berhubungan dengan tujuan penulis dan pembaca.
d. Hilangkan apapun yang tidak relevan.
e. Urutkan informasi sesuai pembaca.
5. 4. Bersikap ramah dan membangun hubungan
Jangan gunakan bahasa formal yang kaku dan dingin. Gunakan kata-kata yang familer sehingga pembaca
bisa merasa dipedulikan. Penekanan yang positif
a. Apa yang dapat anda lakukan, bukan apa yang anda tidak bisa lakukan.
b. Hindari kata-kata negatif, sebaiknya gunakan kata-kata yang positif. Misalnya maap apabila produk kami belum memenuhi harapan Saudara.
7. 5. Tegas
Berikan estimasi waktu agar pelanggan tidak menunggu lama respon anda.
6 6. Cek ejaan dan tata bahasa
Selalu pastikan bahwa ejaan dan tata bahasa yang digunakan benar. Gunakan pemeriksa ejaan dan tata
bahasa dari pengolah kata otomatis. Jika kurang menguasai mintalah bantuan orang lain untuk mengeditnya.
