Sekretaris dan Asisten Administrasi
Pada intinya sekretaris dan asisten administrasi melakukan tugas-tugas rutin administrasi organisasi. Mulai dari mengatur file, konsep pesan, janji jadwal, dan staf pendukung lainnya.
Tugas-tugasnya antara lain:
– Memelihara dokumen/berkas dan sistem pengarsipan manual maupun elektronik.
– Mendistribusikan surat masuk dan email rutin
– Menjawab surat-surat rutin dan email
– Membalas serta melampirkan berkas/surat ke pesan masuk
– Memperbaiki ejaan dan tata bahasa untuk memastikan ketepatan penulisannya.
– Mengoperasikan mesin faks, konferensi video dan telepon sistem, dan peralatan kantor lainnya
– Menggunakan komputer untuk kertas kerja excell, pengolah kata, manajemen database, dan aplikasi lainnya
– Melengkapi formulir sesuai dengan prosedur perusahaan
Sekretaris dan asisten administrasi melakukan berbagai tugas-tugas administrasi dan organisasi yang diperlukan untuk menjalankan organisasi secara efisien. Dibutuhkan keterampilan menggunakan perangkat lunak komputer untuk membuat spreadsheet (kertas kerja excell), menulis pesan, mengelola database, dan menghasilkan presentasi, laporan, dan dokumen.
Disamping itu juga dapat melakukan negosiasi dengan vendor, membeli persediaan, mengelola gudang/persediaan atau perpustakaan perusahaan, dan mendapatkan data dari berbagai sumber. Tugas pekerjaan spesifik sangat bervariasi tergantung dari pengalaman, jabatan, dan khusus.
Berikut ini beberapa jenis sekretaris dan asisten administrasi:
- Eksekutif sekretaris dan asisten administrasi eksekutif
Memberikan dukungan administratif tingkat tinggi untuk kantor dan untuk eksekutif puncak dari sebuah organisasi. Mempunyai tanggung jawab yang lebih kompleks, seperti memerikssa dokumen yang masuk, melakukan penelitian, pembuatan laporan, dan mengatur pertemuan. kemungkin mengawasi staf administrasi yang lainnya juga.
- Sekretaris hukum
Melakukan pekerjaan khusus yang memerlukan pengetahuan tentang terminologi dan prosedur hukum. Sekretaris hukum menyiapkan pesan dan surat-surat resmi, seperti surat panggilan, keluhan, tanggapan, dan panggilan dari pengadilan di bawah pengawasan seorang pengacara atau para legal. Mereka juga dapat memeriksa jurnal hukum dan membantu dengan hukum penelitian-misalnya, dengan memverifikasi kutipan dan kutipan dalam makalah hukum.
- Sekretaris medis
Menuliskan dikte, menyiapkan pesan, dan membantu dokter atau ilmuwan medis dengan laporan, pidato, artikel, dan prosiding konferensi. Mereka juga mengambil sejarah medis sederhana, mengatur pasien dirawat di rumah sakit, dan memesan persediaan. Sekretaris medis perlu akrab dengan istilah medis, aturan asuransi, praktek penagihan, catatan medis, dan prosedur rumah sakit atau laboratorium.
- Sekretaris dan asisten administrasi,
Kecuali hukum, medis, dan eksekutif adalah subkategori terbesar sekretaris dan asisten administrasi. Mereka menangani kegiatan administrasi kantor di hampir setiap sektor ekonomi, termasuk sekolah, instansi pemerintah, dan perusahaan swasta. Sekretaris di sekolah sering bertanggung jawab untuk menangani sebagian besar komunikasi antara orang tua, masyarakat, guru, dan administrator sekolah. Mereka menjadwalkan janji, melacak data siswa, dan menangani hal-hal yang tidak memerlukan perhatian kepala sekolah.
- Asisten virtual
Bekerja yang dilakukan di mana saja. Menggunakan internet, email, dan mesin faks untuk berkomunikasi dengan klien. Meskipun tugasnya sering bervariasi dari jangka pendek ke jangka panjang, tugas khasnya mirip dengan sekretaris dan asisten administrasi lainnya. Bekerja dari lokasi yang jauh memungkinkan asisten virtual untuk mendukung beberapa klien dalam industri yang berbeda pada waktu yang sama.
