Praktek Handling Telephone oleh Mahasiswa Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik NSC Surabaya

Mahasiswa Program Studi Administrasi Bisnis dibentuk sebagai sekretaris dan tenaga administrasi yang profesional. Praktek Handling Telephone adalah salah satu praktek yang dipelajari oleh mahasiswa sebagai sarana pembelajaran dalam komunikasi yang cepat untuk dapat menerima dan menyampaikan informasi. Telepon adalah jendela perusahaan. Artinya walaupun tanpa bertatap muka, tetapi pelanggan dapat memberikan penilaian atas perusahaan. Disinilah pentingnya mempelajari handling telephone karena sekretaris adalah sebagai wakil perusahaan. Mahasiswa akan mempelajari materi ini di mata kuliah Aplikasi Kesekretariatan.

Pentingnya Praktek Handling Telephone

Berikut adalah manfaat mempelajari komunikasi yang baik dalam bertelepon:

  1. Membentuk kesan positif bagi perusahaan
  2. Menggunakan teknik telepon yang benar untuk hasil terbaik
  3. Memakai bahasa yang sesuai selama percakapan telepon
  4. Mengatasi telepon yang sulit dan menangani tingkat stress saat bertelepon

Mata kuliah Aplikasi Kesekretariatan akan memberikan pembelajaran bagaimana mahasiswa melakukan komunikasi melalui telepon dengan percaya diri, bersahabat, dan efisien. Diharapkan mahasiswa dapat membentuk kesan positif bagi perusahaan, bagaimana menggunakan teknik telepon yang benar untuk hasil terbaik, dan memakai bahasa yang sesuai selama percakapan telepon.

Persiapan Sebelum Bertelepon

Persiapan yang perlu dilakukan dalam menerima dan melayani telepon:

  1. Menyiapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis
  2. Membuat satu daftar khusus nomor-nomor telepon penting yang sering dibutuhkan
  3. Memahami bagaimana cara mengadakan atau menyambung telepon interlokal baik dalam mupun luar negeri, dan catatlah lamanya pembicaraan serta tanyakan biayanya ke kantor telepon.  00 + Kode Negara + Kode Wilayah + Nomor Telepon Tujuan
  4. Selalu siap mencatat pesan atau informasi-informasi yang penting saat berkomunikasi lewat telepon baik telepon masuk maupun keluar.

Incoming Calls

Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menerima telepon:

  1. Saat telepon berdering, maka angkatlah gagang telepon dengan tangan kiri pada dering ke-3 .
  2. Tangan kanan meraih alat tulis serta formulir penerimaan telepon, apabila ada pesan yang harus ditulis.
  3. Menjawab telepon secara cepat, singkat, jelas dan hormat dengan terlebih dahulu memberi ucapan salam hormat, serta berikan identifikasi.
  4. Memberikan keterangan dengan jelas dan sopan apabila :
    • Penelepon salah sambung
    • Penelepon ingin bicara dengan orang yang sedang tidak ada di tempat
    • Penelepon perlu menelepon nomor lain, atau orang lain. Hendaknya dengan segera dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh penelepon atau segera dihubungkan dengan orang yang dikehendaki oleh penelepon.

Outgoing Calls

Persiapan yang perlu dilakukan dalam hal menelepon :

  1. Memahami terlebih dahulu masalah apa yang akan disampaikan atau dijelaskan dalam telepon.
  2. Bila perlu hapalkan atau mencatat nomor telepon pada secarik kertas, untuk menghindar dari terjadinya salah sambung serta dapat menghemat waktu.
  3. Siapkan alat tulis dan kertas untuk mencatat bila diperlukan.
  4. Bila sudah ada yang menerima telepon, sebut identitas penelpon, baru bicara lainnya.
  5. Bila terjadi salah sambung, maka nyatakan permintaan maaf.
  6. Bila yang akan dihubungi melalui extension atau pesawat khusus, maka tanyakan nomor pesawat yang bersangkutan.
  7. Bila nomor tidak ada atau kurang jelas, maka usahakan untuk minta bantuan operator.

Kesantunan Saat Bertelepon

Dalam berkomunikasi melalui telepon, ada beberapa etika yang harus dilakukan, diantaranya:

  1. Jangan membicarakan informasi rahasia di telepon.
  2. Jangan berbicara terlalu keras.
  3. Jangan berbicara dengan orang ketiga pada saat anda bertelepon.
  4. Jangan biarkan telepon dalam posisi terbuka sehingga orang di telepon dapat mendengar suara-suara yang ada di kantor.
  5. Jangan memberikan nomor Direct Line pimpinan kepada sembarang orang.
  6. Selalu ramah, langsung dan berbicara dengan jelas.
  7. Jangan makan dan/atau minum saat melakukan percakapan.
  8. Usahakan agar tidak terdengar suara latar yang mengganggu.
  9. Jangan bersikap terlalu akrab
  10. Jangan berteriak atau berbicara dengan orang lain saat bertelepon. Selalu sediakan pena dan kertas di samping telepon

Contoh Praktek Handling Telephone

Komunikasi melalui telepon mengandalkan kualitas suara karena kita tidak dapat menggunakan bahasa tubuh secara optimal. Pelanggan membentuk gambaran mental tentang diri Anda melalui kualitas suara yang didengarnya. Melalui video di atas dapat dilihat bagaimana mahasiswa mempelajari komunikasi yang baik saat melakukan incoming calls (telepon masuk) maupun outgoing calls (telepon keluar). Dengan adanya praktek langsung diharapkan materi tersebut dapat diaplikasikan dan bermanfaat di dunia kerja maupun kehidupan sehari-hari.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *