Penyebaran sistem manajemen dokumen (DMS) berbasis cloud menunjukkan pergeseran besar dalam cara organisasi mengelola dokumen dan data. Pergeseran ini didorong oleh kebutuhan akan efisiensi, hemat biaya, dan kolaborasi yang lebih besar di dunia kerja yang semakin digital.
Manfaat Manajemen Dokumen Berbasis Cloud
Penghematan Biaya
Salah satu alasan utama untuk menggunakan DMS berbasis cloud adalah kemungkinan besar menghemat banyak uang. Perangkat keras, perangkat lunak, dan pemeliharaan berkelanjutan biasanya membutuhkan biaya awal yang besar untuk sistem lokal konvensional. Sebaliknya, solusi cloud umumnya menggunakan model bayar per penggunaan, yang memungkinkan organisasi untuk mengurangi biaya modal dengan hanya membayar untuk layanan dan penyimpanan yang mereka gunakan. Menurut penelitian, perusahaan dapat memperoleh laba atas investasi (ROI) yang 2,1 kali lebih besar dengan solusi cloud dibandingkan dengan opsi di tempat. Mereka juga dapat mengurangi biaya dokumen sebesar 40%.
Skalabilitas
Skalabilitas yang tak tertandingi ditawarkan oleh DMS berbasis cloud. Organisasi tidak perlu membeli perangkat lunak atau perangkat keras tambahan untuk mengubah kapasitas penyimpanan dan lisensi pengguna. Karena perusahaan tumbuh atau mengalami perubahan dalam volume dokumennya, fleksibilitas ini sangat penting. Sebagai hasil dari survei yang dilakukan oleh Flexera, 93% organisasi mengatakan bahwa solusi cloud memberikan skalabilitas yang diperlukan untuk mengelola permintaan dokumen yang meningkat.
Aksesibilitas dan Kolaborasi
Salah satu keuntungan besar lainnya dari sistem berbasis cloud adalah kemampuan untuk mengakses dokumen dari mana saja dengan koneksi internet. Banyak pengguna dapat mengerjakan dokumen secara bersamaan karena fitur ini mendukung pekerjaan jarak jauh dan meningkatkan kerja tim. Kontrol versi dan pengeditan waktu nyata mengurangi kesulitan yang terkait dengan pengelolaan revisi dokumen, sehingga memudahkan tim untuk berkolaborasi di mana pun mereka berada.
Keamanan yang Ditingkatkan
Organisasi yang menangani data sensitif sangat memperhatikan keamanan. Sebagai contoh, penyedia DMS berbasis cloud menggunakan enkripsi data, pusat data yang aman, dan pencadangan otomatis. Fitur-fitur ini memastikan kepatuhan terhadap peraturan industri dan membantu mencegah pelanggaran data. Banyak layanan cloud juga menawarkan kontrol akses tingkat lanjut, yang memungkinkan perusahaan untuk memantau siapa yang dapat melihat atau mengedit dokumen.
Otomatisasi dan Efisiensi
DMS berbasis cloud sering menyertakan alur kerja otomatis yang menyederhanakan tugas-tugas terkait dokumen seperti pembuatan, pembagian, persetujuan, dan pengarsipan. Organisasi dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan manual, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan dengan mengotomatisasi proses ini. Menurut profesional TI, beralih ke solusi cloud memungkinkan tim untuk berkonsentrasi pada tugas yang lebih strategis daripada tugas pemeliharaan biasa.
Pemulihan Bencana
DMS berbasis cloud menawarkan opsi pemulihan bencana yang tangguh dalam kasus bencana atau kehilangan data. Data biasanya disimpan di banyak tempat, sehingga organisasi dapat dengan cepat memulihkan data penting tanpa menghabiskan banyak waktu. Untuk bertahan dalam dunia yang serba cepat saat ini, redundansi ini sangat penting.
Tren transformasi dalam cara bisnis beroperasi ditunjukkan oleh penggunaan sistem manajemen dokumen berbasis cloud. Organisasi dapat menggunakan skalabilitas, penghematan biaya, aksesibilitas, keamanan yang ditingkatkan, otomatisasi, dan kemampuan pemulihan bencana yang tangguh untuk mengoptimalkan proses manajemen dokumen mereka. Berinvestasi dalam DMS berbasis cloud menjadi keputusan strategis yang tepat saat perusahaan terus menavigasi kesulitan transformasi digital. Keputusan ini tidak hanya memenuhi kebutuhan saat ini tetapi juga memposisikan perusahaan untuk pertumbuhan dan keberhasilan di masa depan.
