Mengindeks adalah menentukan uraian unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subjek, atau angka, tergantung pada sistem penyimpanan yang digunakan. Kata tangkap merupakan tanda pengenal dari sesuatu warkat yang disimpan , karena itu kata tangkap (catchword/caption) yang dipilih tergantung kepada sistem yang dipergunakan, sebelum disusun menurut abjad, nama-nama diindeks terlebih dahulu, sebab nama banyak macam ragamnya.
Arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Kartu indeks disimpan pada laci cardex berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis. Kartu Indeks mencatat informasi tentang : Judul/nama surat, Nomor surat, Hal surat, Tanggal surat, Kode surat, Kode kartu indeks
Contoh kartu indeks:
Sumber: www.google.com
Peraturan mengindeks adalah menentukan kata tangkap sebagai dasar penyimpanan. Peraturan ini sangat berguna untuk penggunaan sistem yang memerlukan susunan alphabetis seperti; Sistem Alphabetis, Sistem geografis, Sistem Subyek. Karena peraturan mengindeks berasal dari Negara barat, maka perlu adanya penyesuaian dengan keadaan di Indonesia
Mengindeks Nama Orang
- Nama Tunggal:Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu kata, diindeks sebagaimana nama itu sendiri. Contoh:
2. Nama Orang Lengkap (2 Kata): Jika 2 kata, maka kata yang dipakai indeks adalah nama belakang kemudian nama depan. Contoh:
3. Nama Orang Lengkap (3 Kata): Nama lengkap terdiri lebih dari 2 kata, diindeks menjadi urutan sebagai berikut, yaitu nama belakang, nama depan, dan nama tengah. Contoh:
4. Nama Cina dan Korea: Nama Cina dan Korea urutannya tetap, karena nama keluarga mereka terletak di depan. Contoh:
5. Awalan Nama-Keluarga: Awalan nama-keluarga dalam indeks tidak terpisah dari nama-keluarganya, sebagai unit pertama. Awalan tersebut adalah d1, De, de, Da, Del, Mc, Mac, dan lain-lain. Awalan M, Mc diindeks sebagai Mac, dan St. diindeks menjadi Saint. Contoh:
6. Gelar dan Pangkat
- Gelar dan pangkat dokelompokkan menjadi 4 kelompok, yaitu kesarjanaan, kebangsawanan, keagamaan, dan kepangkatan.
- Di dalam indeks, gelar dan pangkat adalah bukan unit dan dituliskan dalam tanda kurung di belakang unit terakhir.
- Kalau namanya adalah nama lengkap maka dalam indeks nama tersebut dibalik, sedangkan nama tunggal adalah tetap.
- Istilah senioritas seperti Jr., Sr., I, II, III, dan lain-lain adalah unit dan dalam indeks ditempatkan dalam tanda kurung sebagai unit terakhir
7. Nama dengan Tanda Hubung: Kata-kata atau nama-nama yang disatukan dengan tanda hubung dianggap sebagai satu unit, dan indeksnya menjadi satu unit. Untuk nama orang lengkap yang mengandung tanda hubung diindeks yaitu dibalik. Contoh:
8. Nama Indonesia dengan Urutan Kelahiran: Nama Indonesia dengan urutan kelahiran (orang bali) diindeks lebih. Dulu nama diri, kemudian urutan kelahiran dan gelar kalau ada. Contoh:
9. Singkatan: Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu nama
Jelasnya. Tetapi jika diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu Kepanjangannya. Contoh:
